UN·E ASSISTANT·E BUREAU DES DEPARTS

Description de l'offre

Sous la responsabilité du Travel Manager, tes missions seront les suivantes:

Contribuer à l'organisation de l'accueil des expatriés et des briefings/débriefings
Préparer et suivre le parcours de briefing et de débriefing de tous les expatriés
Prendre et suivre les rendez-vous auprès des organismes externes
Assurer et suivre le logement des expatriés en briefing et débriefing 
Accompagner les expatriés à distance durant leur passage au siège
Gérer la caisse permettant le paiement des indemnités repas 
Mettre à jour les outils et transmettre les informations 

Contribuer à la gestion des déplacements des permanents
Apporter un support ponctuel sur la gestion des demandes de déplacement (train, avion, hotel, visa) 
Collecter et archiver les preuves de voyage

Contribuer au suivi des dossiers, à l'évolution des outils et mise à jour des procédures
Capitaliser les procédures et proposer des améliorations le cas échéant
Préparer et suivre les dossiers de demande de visa 
Piloter ou participer à des dossiers spécifiques 
Organiser, participer et/ou animer des réunions de travail spécifiques

Contribuer à contrôler les factures 
Effectuer le rapprochement des factures agence de voyage



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Profil recherché

Pour accéder à ce poste, il est nécessaire d'être en cours de formation de niveau licence ou master, idéalement en ressources humaines, relations internationales, sciences sociales, ou tourisme.
Vous disposez également d'une sensibilité pour le secteur humanitaire, êtes capable de gérer plusieurs missions simultanément et possédez de solides compétences organisationnelles.
Vous faites preuve d'un excellent esprit d'équipe, d'autonomie et de rigueur, avec de bonnes capacités en communication écrite et orale.
Une maîtrise avancée du français et un niveau professionnel en anglais sont requis.

Conditions d'emploi

Condition Obligatoire : Avoir une convention de stage délivrée par un établissement scolaire de droit français

Durée du Stage : 6 mois

Conditions Salariales: Stage indemnisé à hauteur de la gratification horaire minimale légale (sur une base de 35h/semaine)
21 jours de RTT (proratisé au temps de présence dans l'organisation) Jours d'absence pour examen, recherche universitaire, etc.
Transport : Prise en charge à 50% du forfait entre le domicile et le lieu de travail
Titres-restaurant : Prise en charge à 60% par l'association pour une valeur de 8euros
Des oeuvres sociales et réduction sur les tickets de cinéma 

Lieu : Montreuil, IDF

Télétravail: Ouvert à tou·te·s et depuis le territoire métropolitain, la politique de télétravail définie les activités du poste nécessitant un temps de présence impératif au siège, et te permet de choisir d'exercer pleinement ou en partie le reste de ce temps en télétravail. A cet effet, il n'a pas été défini pour ce poste une présence obligatoire au siège. Des temps de présence au siège seront également dédiés au partage collectif : 3 jours par mois en moyenne pour les réunions et événements collectifs et 2 jours de présence obligatoire les 6 premières semaines lors de ton intégration dans l'équipe.

Conditions Particulières: Station assise prolongée, expression orale, travail sur écran, contacts téléphoniques

À propos de ACTION CONTRE LA FAIM

Créée en 1979, Action contre la Faim est une organisation non gouvernementale internationale qui lutte contre la faim dans le monde. Sa charte des principes humanitaires - indépendance, neutralité, non-discrimination, accès libre et direct aux victimes, professionnalisme, transparence - fonde son identité depuis plus de 40 ans. Sa mission est de sauver des vies en éliminant la faim par la prévention, la détection et le traitement de la sous-nutrition, en particulier pendant et après les situations d'urgence liées aux conflits et aux catastrophes naturelles. Action contre la Faim coordonne ses programmes autour de 5 domaines d'activités : Nutrition et Santé - Santé Mentale, Soutien Psychosocial et Protection - Sécurité Alimentaire et Moyens d'Existence - Eau, Assainissement et Hygiène - Plaidoyer. En 2022, Action contre la Faim est venue en aide à plus de 28 millions de personnes dans 46 pays à travers le monde. www.actioncontrelafaim.org