Assistant médico-administrative de pôle - universitaire - h/f

Description de l'offre

Cette description de poste définit les principales missions et responsabilités attribuées à la secrétaire de pôle Pharmacie.

Missions de secrétariat du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI :

Gestion de l'agenda du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI: réunions/rendez-vous du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, y compris à l'extérieur du CHUGA
Elaboration de courriers et mails divers
Interface entre tout interlocuteur et le chef de pôle (diffusion de l'information et recueil des demandes diverses)
Suivi/traitement de mails divers adressés au chef de pôle
Secrétariat téléphonique du chef de pôle
Accueil des praticiens ou étudiants étrangers lors de stages hospitaliers (conventions, badges, habilitations, suivi et coordination des programmes)
Suivi des campagnes de recrutement de pharmaciens (centralisation des candidatures, programmation des comités de sélection, convocation des candidats)
Organisation et suivi des réunions stratégiques
Traçabilité / archivage des documents stratégiques/officiels du pôle, y compris dans SharePoint ; Supervision des archives du pôle
Elaboration et mise à jour des papiers en-tête du pôle
Mise à jour du plan blanc (Sharepoint, classeur)

Missions de secrétariat de l'université :

Gestion des relations avec les instances du CHUGA, le Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, les intervenants et l'UGA (universités et facultés) pour plusieurs enseignements universitaires
Gestion des étudiants : collecte des notes d'étudiants, suivi des rapports semestriels, documents de thèse des étudiants
Suivi des vacations des intervenants pour mise en paiement par les services financiers de l'UGA
Suivi logistique d'un DU de formation clinique
Suivi des dépenses/commandes diverses sur les lignes budgétaires (TA, FC)
Rédaction de courriers ou attestations diverses

Missions de secrétariat transversal :

Gestion des habilitations aux dossiers partagés Pharmacie (X:) et Interpole (I:) pour les nouveaux agents, internes et externes
Réservation et organisation de réunions, téléconférence/visioconférence, organisation logistique
Prise de rendez-vous au besoin pour les pharmaciens, l'encadrement du pôle, concernant l'activité du pôle. Gestion des agendas Outlook
Traitement (rédaction, diffusion, classement, archivage…) de divers documents, courriers, diaporamas, notes d'informations, documents de communication, … gestion dans Sharepoint au besoin
Copies, impressions, reliures, scans divers
Gestion de la signalétique du pôle sur les différents secteurs ; Mise à jour des tableaux d'affichage avec les documents reçus (arrêtés, notes, …)
Suivi et gestion des conventions AAP/AAC (autorisation d'accès précoce/ compassionnel)
Suivi et gestion des conventions inter-CH ou structure de soins
Gestion des conventions HAD, en relation avec le secrétariat du pôle

Les missions et responsabilités attribuées sont susceptibles d'être modifiées selon les besoins ponctuels du secrétariat. Si un changement d'organisation s'avérait nécessaire et venait à modifier durablement les missions, cette fiche serait mise à jour.

Profil recherché

Savoir-faire (compétences attendues) :
- Connaissances du pôle pharmacie, de ses intervenants, du fonctionnement du secrétariat
- Maitrise des outils informatiques de base et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint…)
- Connaissances des logiciels CHUGA rattachés à la fonction
- Connaissance de l'établissement, des modalités de circulation interne et des contacts aux interfaces du pôle
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Organisation et suivi des réunions stratégiques et des déplacements du chef de pole.
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Savoir-être (qualités requises) :
- Organisation, réactivité, disponibilité, adaptabilité, esprit d'initiative
- Rigueur dans l'organisation du travail
- Autonomie sur son domaine d'activité
- Très bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe pluriprofessionnelle.
- Capacité à prioriser ses activités en tenant compte des impératifs
- Force de propositions en lien avec le supérieur hiérarchique / chef de pole
- Esprit d'analyse et de synthèse

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
Chercher