Gestionnaire de scolarité - h/f

Description de l'offre

Missions liées au poste : 

- Assurer en binôme l'ensemble des actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des étudiants du CPES valant grade de Licence, en collaboration avec le responsable pédagogique de la formation, les responsables des 3 années d'étude et en lien avec le lycée du Parc, dans le respect des textes, règles et procédures en vigueur ;

- Assurer le surcroît des activités administratives liées aux inscriptions/réinscriptions en Doctorat des 500 doctorants, en cohérence avec leur inscription pédagogique auprès de leur école doctorale respective, et les suivi des soutenances de fin d'exercice, en lien avec les directeurs de thèse ou de recherche auprès des écoles doctorales respectives, dans les respect des textes, règles et procédures en vigueur ;

-Être en interaction avec les différents interlocuteurs internes (équipes pédagogiques, service scolarité, VPE...) et externes  (lycée du Parc, écoles doctorales) ;
-Rendre compte de l'avancement des dossiers et alerter le responsable du bureau de toute situation non conforme ou difficultés rencontrées ;

Activités principales

Pour le Bureau de gestion sciences exactes et expérimentales :
- Gérer et suivre les actes de gestion liés à la scolarité et aux parcours pédagogiques des étudiants du CPES tout au long de leur cursus (inscription administratives et pédagogiques, relevés de notes provisoires/définitifs, attestations de réussite, conventions de stages, diplôme, élaboration de plannings, réservation de salles, déroulement des jurys) ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux courriels des différents interlocuteurs internes/externes

Pour le bureau du 3ème cycle :
- Assurer réception des dossiers, les contrôler, en garantir le suivi ;
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées (CORIANDRE/PHYSALIS/ADUM)

Activités secondaires
- Assister aux réunions hebdomadaires des 2 Bureaux ;
- Participer avec la N+1 aux réunions ou conseils

Profil recherché

Connaissances

Connaître les procédures rédigées au sein du service études-scolarité et la plateforme Parcoursup ;
Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d'activité (textes et procédures)Organisation de
l'Enseignement Supérieur et Cadre national des formations – LMD ;
Cartographie de formation de l'Ecole ;
Connaître l'organisation de l'Ecole, les laboratoires et les écoles doctorales en relation avec l'ENS;
Connaître les modalités de délivrance des diplômes et la réglementation relative aux études doctorales ;
Règlement Intérieur et Règlement des Etudes de l'ENS de Lyon.

Compétences opérationnelles

Savoir rendre compte ;
Utiliser les outils bureautiques ;
Renseigner les populations concernées ;
Utiliser les applications du domaine de la scolarité ;

Compétences comportementales

Sens relationnel ;
Sens de l'organisation ;
Rigueur/fiabilité ;
Discrétion professionnelle ;
Capacité à travailler en équipe ;
Polyvalence.

Conditions particulières d'exercices
Travail en binôme pour le CPES au sein du Bureau de gestion sciences exactes et expérimentales ;
Pic d'activité du Bureau du 3ème cycle de septembre à décembre.

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Cycle Pluridisciplinaire d'Etudes Supérieur (CPES) Diplôme de l'ENS de Lyon et un ou plusieurs Masters, un Doctorat ou une Habilitation à Diriger les Recherches (HDR).

Le service études et scolarité assure les actes de gestion administratives liés à la scolarité des étudiant.e.s/doctorant.e.s, de l'inscription administrative à la diplômation, en lien avec les équipes pédagogiques, et assure l'accueil du public pour informer et répondre aux demandes. Ses bureaux de gestion sont situés sur 2 sites distincts.

Le service études et scolarité recrute, pour une durée de 6 mois un gestionnaire à 50% pour la gestion du CPES au sein du Bureau de gestion sciences exactes et expérimentales d'une part, à 50% pour les inscriptions doctorales au sein du Bureau du 3ème cycle d'autre part.

Contexte et environnement de travail
Bureau partagé situé sur le site Monod (Bureau de gestion sciences exactes et expérimentales) et Descartes (Bureau du 3ème cycle) ;
Equipe composée de 7 gestionnaires (Bureau de gestion sciences exactes et expérimentales) pour le rattachement hiérarchique à la N+1 et de 4 gestionnaires (Bureau du 3ème cycle) ;
Restauration CROUS sur place pour les 2 sites.