Assistant de Direction (h/f)

Description de l'offre

Description de l’offre

Votre mission

Adecco Nantes Tertiaire recrute pour l'un de ses clients basés à Rezé  un assistant de gestion (H/F)

Rattaché(e) au directeur de campus, en lien étroit avec ce dernier et la responsable des services, vous assurez l’organisation de l’activité quotidienne de la direction et contribuez à leurs missions en instruisant des dossiers spécifiques.

Parmi vos responsabilités, Vous interviendrez principalement sur :

Le champ administratif :

·  Instruire les dossiers courants de la direction et en assurer le suivi : prise de rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation matérielle de réunions…
·  Prendre en charge les principaux dossiers thématiques
·  Participer aux réunions institutionnelles : constitution de l’ordre de jour, prise de notes, rédaction de compte rendu, diffusion, suivi d’actions
·  Assurer la gestion de l’agenda du directeur (prise de rendez-vous dans le cadre spécifique de la politique mécénat et d’influence de l’UCO )
·  Organiser des réunions du conseil de campus en appui à la direction
·  Apporter un soutien administratif auprès de la direction des services : assurer le suivi et l’archivage des contrats fournisseurs ; contrôler des factures fournisseurs ; tenir à jour la liste des personnels etc …)

Le champ de l’organisation  :  
·  Gérer la réservation du véhicule de prêt
·  Editer et recueillir les ordres de mission des personnels
·  Organiser les déplacements en France et à l’étranger de la direction 
·  Organiser la logistique des évènements internes : salle, traiteur, transports des conférenciers….

L'accueil :
·  Soutenir le bon fonctionnement du service : accueil des visiteurs, prise des appels du standard
·  Assurer les conditions d’accueil des nouveaux personnels

Le domaine de la communication :
·  Réaliser des revues de presse
·  Participer à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunion d’informations, temps conviviaux institutionnels…
·  Mettre à jour de la base de données institutionnelle
·  Créer le calendrier des réunions institutionnelles

Le domaine financier :
·  Assurer le traitement des factures : suivi, saisie, mise en signature
·  Suivre les budgets

Le domaine RH :
·  Coordonner le onboarding des enseignants permanents
·  Gérer les ordres de mission des enseignants permanents
·  Mettre à jour la liste du personnel
·  Gérer l’affichage obligatoire

Votre profil

·  Doté(e) d’une formation supérieure, type BTS Assistant Manager, avec une expérience professionnelle d’assistanat de direction de 5 ans minimum idéalement dans l’Enseignement Supérieur
·  Rigueur, Organisation, Adaptabilité, Polyvalence
·  Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
·  Vous savez hiérarchiser les priorités et votre discrétion et sens de la confidentialité sont inhérentes à la fonction.
·  Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Contrat :
·  Semaine de 35h
·  Contrat de 3 à 6 mois

A propos de nous

Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.
Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !
Merci de postuler uniquement si vous êtes en mesure de vous présenter sur le lieu de travail à la date et à l'heure prévues, et si vous possédez, le cas échéant, un titre de séjour valide pour la durée de la mission. A défaut, votre candidature ne pourra pas être prise en considération. Merci par avance pour votre compréhension.

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Poste(s) à pourvoir : 1
Référence job : 1855651101

Agence :  
Adecco Tertiaire Nantes