Assistant(e) de Direction - DIREI H/F
Stage Gif-sur-Yvette (Essonne) Développement informatique
Description de l'offre
Détail de l'offre
Informations générales
Entité de rattachement
Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs.
Implanté au cœur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.
Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :
• La conscience des responsabilités
• La coopération
• La curiosité
Référence
2024-34340Description de la Direction
La Direction de la Recherche Fondamentale (DRF) du CEA mène des recherches et des développements dans un socle large de thématiques et de disciplines allant de la physique, de la chimie, de la biologie et santé, des sciences des matériaux, et des sciences du climat et de l'environnement. La collaboration avec les autres organismes de recherche, les instituts, les universités, notamment via des unités mixtes, est centrale pour la DRF qui regroupe la majorité des coopérations académiques du CEA au sein de neuf instituts.
Description de l'unité
Au sein de la DRF, la Direction des infrastructures de recherche, Europe et international (DIREI) est chargée de coordonner la stratégie des infrastructures de recherche (IR) pour le CEA et, en liaison avec la Direction des relations internationales (DRI), de promouvoir les intérêts de la DRF au sein de l'espace européen de la recherche et à l'international, d'assister les équipes de recherche dans le montage des projets européens et internationaux, et d'animer le réseau des correspondants Europe et international de la DRF.
Description du poste
Domaine
Administration d'entreprise et communication
Contrat
CDI
Intitulé de l'offre
Assistant(e) de Direction - DIREI H/F
Statut du poste
Non Cadre
Description de l'offre
LaDIREIest une direction fonctionnelle rassemblant une douzaine de personnes au sein de l’échelon central de la DRF. Au sein de la DIREI, sous l’autorité du directeur de la DIREI, vous êtes en charge du support administratif et du support à l’action managériale. Il s'agit d’apporter votre appui au Directeur et à l’ensemble du personnel, en binôme avec une autre assistante et en interface avec les secrétariats des autres directions fonctionnelles de la DRF (scientifique et programmes, ressources humaines, finances, juridique, etc.).
Vos missions
Assister le directeur de la DIREI pour:
- Gestion de son agenda;
- Organisation de ses déplacements, filtrage téléphonique;
- Préparation et diffusion de courriers en externe et d’informations en interne DIREI;
- Gestion documentaire;
- Soutien à la coordination : communication interne et externe, organisation de réunions récurrentes et ponctuelles, contact avec les entités homologues des autres DO, établissements français et étrangers, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR).
Assister les personnels de la DIREI impliqués dans le suivi des infrastructures de recherche pour :
- Gestion d’agendas;
- Planification de réunions préparatoires en prévision des Conseils d’administration des infrastructures de recherche (IR/IR*) et d’autres structures à personnalité morale dans lesquelles le CEA est représenté (réunions avec les instituts, le groupe finances, les infrastructures et structures à personnalité morale, d’autres ONR, le MESR…);
- Gestion documentaire des Conseils d’administration des infrastructures de recherche et structures à personnalité morale et soutien à la préparation des dossiers;
- Interactions avec les partenaires nationaux et étrangers pour l’organisation de réunions et d’évènements;
- Gestion de la logistique des participants aux différents Conseils d’administration au nom du CEA.
Assister l’ensemble des personnels de la DIREI (12 à 15 personnes) en binôme avec l’autre assistante pour (liste non exhaustive) :
- Leurs déplacements : création d’ordres de mission, réservations de transport & hébergement;
- Collection, transmission et suivi des notes de frais avant leur mise en paiement;
- Achats et inscriptions aux conférences;
- Suivi des parapheurs classiques et électroniques;
- Gestion du stock de fournitures de bureau.
Profil recherché
Profil du candidat
Vous êtes titulaire d'un BTS Support à l'Action Managériale, d'un BTS Assistante de Direction, ou d'un BUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations, ou vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins cinq ans, vous apportant des compétences équivalentes.
Vous possédez un excellent sens du relationnel ainsi que des aptitudes rédactionnelles de qualité.
Doté(e) de solides compétences en communication, vous faites preuve d'une grande capacité d'adaptation et de réactivité.
Anglais opérationnel pour un usage professionnel (oral et écrit).