Secretaire medical smr/reeducation pediatrie 50% - h/f

Description de l'offre

* ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

-Secrétariat situé au -1 de l’Hôpital des enfants

-Fonctionnement autonome/poste seul/ collaboration avec les auxiliaires de puéricultures

-Polyvalence, polycompétence sur l’ensemble des activités relatives à la filière de rééducation pédiatrique

-Fermeture de service 3 semaines en été (dates pour 2025 : du 21/07/2025 au 08/08/2025 inclus) / fermeture pont de l’ascension et fermeture pour Noël. Il est demandé de privilégier la pose des congés sur ces périodes de fermetures

* MISSIONS

-Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.

-Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations par mails…).

-Programmer les hospitalisations et séances de soins.

-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

-Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.

-Participer à la commission des admissions (Staff/RCP) et saisir les informations relatives aux dates prévue d’entrées/sorties via un tableau

- Assurer la bonne gestion des transports par le biais du correspondant de la société

* ACTIVITES

>Accueil

- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients)

- Coordonner la gestion administrative des programmations avec le service des admissions en organisant les pré-admissions

- Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des intervenants multidisciplinaires (tenir compte de la pathologie du patient pour lui donner le rendez-vous avec le spécialiste identifié (kinésithérapeute, ergothérapeute, psychomotricien, éducateur jeunes enfants et psychologue) – Planning partagé Excel

>Optimisation de la gestion et coordination médico-paramédico-administrative

- Gestion des agendas des intervenants pluridisciplinaires

- Coordination des programmations et des séances de soins liées à la prise en charge médicale

- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire (30 minutes de transmissions en équipe par jour le matin)

>Gestion et suivi des éléments du dossier patient

- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance

- Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire

- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient

>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité

- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents

- Traitement des courriers (lettres de liaisons et bilans des équipes paramédicales)

- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance

* ACTIVITES SPECIFIQUES :

x Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

TECHNIQUES

-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Excel, Power-Point Service Patient à la demande…)

- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences

-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.

-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

 

ORGANISATIONNELLES

-Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences

-Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle

- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement

-S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement

-Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

RELATIONNELLES 

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

-Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical

-S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

-Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.