Adjoint des cadres hospitalier - direction des soins - 100% - h/f

Description de l'offre

Missions du service :

Organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation.
Conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d'établissement médico-soignant
Participation à la politique de formation (DPC) dans l'objectif du projet GPMC.
Animation des cadres de proximité et de pôle.
Participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH.
Participation aux recrutements de l'ensemble des professionnels non –médicaux
Gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées.
Animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l'Etablissement support.

Profil recherché

Responsable hiérarchique de l'équipe du secrétariat :
Encadrement des personnels ; planification, organisation, supervision et contrôle du travail ; entretien d'évaluation ; validation et signature des congés et absences par délégation de la Directrice Coordonnatrice générale des soins et gestion Chronos ; avis sur les demandes de formation et demandes de changement de situation administrative
Co-réalisation des entretiens d'embauche des personnels administratifs avec un cadre de santé supérieur transversal (CSST)
Organisation et animation d'une réunion hebdomadaire de l'équipe Secrétariat.
Assistante de la Directrice Coordonnatrice générale des soins : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation des dossiers pour les réunions et entretiens, frappe de courriers et documents divers, organisation des déplacements…
Rôle d'information et de conseil auprès de l'équipe Secrétariat, mais aussi des cadres supérieurs transversaux dans son domaine de compétences.
Tenue de l'archivage informatique dans SEO (dossier partagé de la Direction des soins).
Habilitations informatiques aux dossiers partagés de la Direction des soins dans l'interpole, dans sharepoint.
Rédaction de mails, courriers et documents divers.
Mise en œuvre des changements organisationnels.
Organisation et description des processus spécifiques à son domaine de compétences, et traitement des dysfonctionnements.
Sollicitation possible en cas de Plan Blanc selon l'organisation posée dans le document de référence
Commission des Soins Infirmiers, Médico-Techniques et de Rééducation [CSIRMT] : organisation du planning des réunions (4 séances ordinaires/an) : élaboration des ordres du jour, prise de notes et rédaction des comptes rendus. Elaboration du rapport annuel d'activité.
Organisation des réunions de la CPAC [Cellule de Promotion et Animation de la Commission] avant chaque CSIRMT.
Elections électroniques de la CSIRMT (tous les 4 ans) : fixation du calendrier, élaboration du cahier des charges, appel à candidatures, préparation des listes, campagne de communication (mails, Flash Info, sharepoint, affichage), proclamation des résultats, élaboration de la composition de la nouvelle Commission…
Réunion des Cadres de santé : organisation du planning des réunions (11 par an) et des réunions « flash » d'une heure sur un thème ou une problématique particulière, participation à l'élaboration des ordres du jour, prises de notes et rédaction des comptes rendus, diffusion (mail et sharepoint).
Programmation des réunions CSSP/DS, des réunions CSST/DS ainsi que des points mensuels CSS avec la Directrice coordonnatrice générale des soins (sharepoint et agenda)
Veille et mise à jour de la mobilité de l'encadrement supérieur et de proximité :

Courriers d'affectation et/ou de changement de service ; mise à jour de l'Annuaire des Cadres, des listes Outlook Cadres supérieurs de pôle et Cadres de santé infirmiers, médico-techniques et rééducation ; mise à jour des Coordonnées des Cadres Plan Blanc (pochette Plan Blanc, valise du Directeur de garde, valise d'astreinte des cadres supérieurs).

Gestion de l'astreinte des cadres supérieurs : élaboration du planning prévisionnel ; actualisation des documents de la Valise d'astreinte.
Mise à jour du site sharepoint de la Direction des soins.
Journée des soins : courriers aux donateurs, campagne d'information interne (mails…).
Mise à jour de procédures dans la GED.
Veille documentaire et juridique.
Centralisation annuelle des demandes d'abonnements, équipements mobiliers et QVT de la Direction des soins et des services rattachés.

I.           RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques :

La directrice coordonnatrice générale des soins
Le directeur des soins.
Les cadres supérieurs transversaux.

Relations fonctionnelles :

Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé.
La direction générale
Les directions référentes et support du CHUGA, en particulier la DRH.
Les directeurs des soins du GHT
Les instituts de formation du CHUGA et extérieurs.
Le personnel non médical.
Les organisations syndicales.

II.         LES SAVOIRS FAIRE SPECIFIQUES

Bonne connaissance des règlements spécifiques de la Direction des soins

Bonne connaissance de l'organisation hospitalière du CHUGA

Législation hospitalière

Bonne connaissance de SIERRA

Maîtrise des logiciels Word, Excel, CPagei, Outlook, Powerpoint, Chronos, de la GED, sharepoint et Internet.

Animation et encadrement d'une équipe

Connaissances en termes de management

Transmission des savoirs

Autonomie.

Rigueur et méthode, sens de l'organisation et des priorités

Capacité d'anticipation

Agilité, réactivité.

Qualités rédactionnelles.

Prise de notes.

Rédaction de comptes rendus et de courriers.

Capacité de synthèse.

Qualités relationnelles.

Discrétion.

Devoir de réserve

Savoir rendre compte.

III.        CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE

Horaires : Cadre en jour. Forfait 20 RTC.

Poste à temps plein.

Poste éligible au télétravail.

Ce profil de poste est susceptible de changer en fonction des organisations.

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
Chercher