Coordonnateur général des secrétariats médicaux - h/f

Description de l'offre

A - Intitulé du poste

Intitulé du poste : Coordonnateur général des secrétariats médicaux
Grade : Cadre de catégorie A
Fonction : Attachée d'administration




B - Conditions générales d'exercice

Position du poste dans l'organisation

Position hiérarchique : Sous l'autorité directe du secrétariat général – direction des ressources médicales

Fonctions encadrées : Secrétariats médicaux

Liaisons fonctionnelles : Responsables des pôles, Coordination générale des soins, Direction du personnel et des relations sociales.




Organisation et horaires de travail

Temps de travail : quotité de travail 100%, forfait cadre




Horaires et jours de travail (indicatifs) : du lundi au vendredi




Conditions particulières

Déplacements intersites (Elbeuf, Louviers …) Déplacements vers les établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.

C- Missions

Présentation du poste

Le coordonnateur des secrétariats médicaux assure, en étroite collaboration et sous l'animation du secrétariat général – direction des ressources médicales, l'organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.

Il est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux.

Il s'assure de l'adéquation des effectifs des secrétariats médicaux avec les besoins de l'activité et est l'interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables de service (médicaux, soignants et administratifs).

A ce titre, il anime et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.

Missions générales

Le coordonnateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.

Au titre des démarches institutionnelles et du projet stratégique de réorganisation des secrétariats médicaux :
Proposer et accompagner les mesures d'organisation nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux
Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activité
Participer au choix et au déploiement des outils numériques liés aux secrétariats médicaux
S'impliquer dans les projets institutionnels en lien avec l'expertise métier
Définir et assurer le suivi des indicateurs d'activité des secrétariats




Au titre du management des secrétariats médicaux :
Participer à la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités et les secteurs concernés
Accompagner les projets des professionnels des secrétariats médicaux (GPMC) : évolutions de carrière, projets de formation…
Développer les indicateurs d'activité et de suivi des effectifs
Gérer l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales
Participer à l'évaluation des professionnels des secrétariats médicaux, en lien avec les cadres de proximité
Recenser les besoins en formation




Missions spécifiques
Accompagner le changement et développer le travail en coordination
Contrôler la qualité et l'exhaustivité des données médico-administratives, en collaboration avec le service DIM/archives et avec le bureau des entrées
Construire et utiliser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs

 

Missions transversales
Participation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôle
Assurer la représentation des secrétariats médicaux dans les groupes de travaux institutionnels

Profil recherché

E – Compétences

Formations-Qualifications
Formation de secrétaire médicale
Expertise en secrétariat médical
Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques et des systèmes d'information dédiés au traitement de l'information médico-administrative




Compétences requises
Connaissance de l'institution et de la fonction publique hospitalière
Maîtrise des techniques, missions et de l'évaluation de la charge de travail des secrétariats médicaux
Conception et accompagnement aux changements organisationnels




Capacités et qualités liées à l'emploi
Savoir-faire
Capacité à motiver, mobiliser et dynamiser les équipes
Capacité à évoluer, à mener des projets et faire évoluer les organisations entre services
Méthodologie, sens des priorités, réactivité
Expérience managériale




Savoir-être
Qualités relationnelles : esprit d'équipe, maîtrise de soi, tolérance, respect d'autrui, discrétion, déontologie, confidentialité, intégrité, esprit d'initiative et disponibilité
Qualité d'écoute et de discernement
Facultés d'adaptation

À propos de CHI ELBEUF-LOUVIERS-VAL DE REUIL

Le Centre Hospitalier Intercommunal Elbeuf-Louviers-Val de Reuil (CHIELVR) est un hôpital à taille humaine qui a l'avantage d'offrir de nombreuses spécialités, d'être pourvu d'un plateau technique (important et innovant). Rejoignez les 2 200 professionnels qui contribuent chaque année à la prise en charge des 220 000 patients de territoire de santé. Les professionnels du CHIELVR relèvent de la fonction publique hospitalière : ils sont tenus à des obligations spécifiques comme la discrétion, le respect du secret professionnel et la neutralité. Les avantages du CHIELVR : Un accès facile Une gratuité des parkings