ASSISTANT ADMINISTRATIF-ACCUEIL (H/F)- TOULOUSE

Description de l'offre

DERICHEBOURG Multiservices est un opérateur de référence des services externalisés aux entreprises industrielles et tertiaires, services publics et collectivités.

Riche de 37 300 collaborateurs de 118 nationalités, DERICHEBOURG Multiservices et ses filiales accompagnent durablement le développement de plus de 15 000 clients à travers le monde en contribuant à l’optimisation de leur performance, de leur organisation, et en veillant à la maîtrise de leurs coûts.

Une de ses filiales, Derichebourg Aeronautics Services, a depuis plus de 20 ans, démontré son expertise, son agilité et sa proactivité pour accompagner les plus grands acteurs de l’aéronautique dans leurs challenges industriels et économiques.
Présent à l’échelle internationale, Derichebourg Aeronautics Services déploie ses équipes poly-compétentes in situ, en garantissant certifications, process et respect des règles établis par ses Clients.

Mission générale

En tant qu'assistant administratif -accueil vous assurez la gestion de diverses activités administratives et les services liés à l’accueil. De plus, vous apportez votre support aux filiales dans le cadre de ses activités.

Détails du poste

Vos principales activités s'articulent autour de:

·  L'accueil physique des visiteurs et accueil téléphonique :
o S’assurer du suivi des signatures dans le « cahier de passage » ;
o Faire patienter les visiteurs et avertir les services ;
o Assurer l’accueil téléphonique, assurer le transfert ou la prise de messages.

 

·  La gestion du courrier :
o Gérer le courrier entrant / sortant ;
o Réceptionner les colis ;
o Récupérer les recommandés avec AR entrants (copie Direction + dispatching).

 

·   Gestion du parc téléphonique (mobiles) :
o Gérer les demandes, commandes, suivi des factures, mise à jour annuaires.

 

·  ✓ Gestion des voyages :
o Assurer les réservations avions + navettes + train ;
o Assurer les réservations hôtels ;
o Gérer la location de voitures ;
o Assurer le suivi des « demandes de réservations » (vérifier validations, signature Direction, lien avec la comptabilité).

 

·  ✓ Gestion globale et moyens généraux :
o Commander les fournitures de bureau et gérer le stock ;
o Commander les tampons et cartes de visite ;
o Commander les plateaux repas.

Profil, Expérience, Formation

Issu(e) d'une formation de niveau IV (Bac) ou III (Bac+2) ou d'une formation professionnelle (secrétariat, comptabilité, etc.), vous possédez une première expérience à un emploi similaire.

Ce poste demande une véritable aisance relationnelle ainsi qu'un grand sens de la discrétion et de la confidentialité. Si on vous reconnait des qualités organisationnelles, un sens inné pour la gestion des priorités associé à l'art de la diplomatie, ce poste est fait pour vous!!!!