Responsable administrative - h/f

Description de l'offre

Activités principales

Gestion de projet : instruction de dossiers, contrats et marchés (cahier de charges), relation avec les fournisseurs et prestataires de services, organisation de réunions, accompagnement dans la validation par les services, suivi de chantiers…
Création de tableaux de bord, reporting
Gestion de planning
Concevoir, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (devis, BL…)
Création de supports d'information et signalétique pour un public interne et externe
Webmastering du site intranet (de la section DMG)
Mise en place de contrôles qualités sur prestations extérieures (entretien des locaux et distributeurs de boissons sur l'ensemble des sites)
Répondre aux demandes d'informations des services internes, des usagers et des prestataires externes, en français et en anglais.

Activités secondaires

Fonction support auprès des agents du service sur les commandes, les tickets GLPi, les suivis des stocks, les projets…
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Réalisation d'enquêtes utilisateurs
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service.

Profil recherché

Connaissances

Connaissance informatique (tableur, base de donnée, PAO...)
Techniques de communication
Langue anglaise : conversation avec les étudiants étrangers
Culture internet
Techniques d'élaboration de documents
Environnement et réseaux professionnels
Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles

Organisation et pilotage
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales

Autonomie
Rigueur /fiabilité
Sens de l'organisation
Sens relationnel

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Contexte et environnement de travail

La Direction des Moyens Généraux regroupe 35 agents répartis dans 5 services : logistique, courrier, gestion des salles, entretien, gestion éco responsable.