Assistant de direction (H/F)

Description de l'offre

Créateur de solutions pour les villes et territoires connectés, ENGIE Ineo réalise un chiffre d’affaires de 2,3Mds d’euros et compte plus de 15 000 talents qui interviennent au service d’un monde en mutation. Avec un réseau de 300 implantations en France et à l’international , nos équipes innovent pour accompagner la transition énergétique et numérique, dans les domaines des infrastructures de transport, de télécommunications et d’énergie, des projets tertiaires et industriels, et ceux liés à la sécurité et à la défense.

Chez ENGIE Ineo , nous encourageons l’esprit d’initiative de nos équipes et nous offrons un environnement propice à la créativité de chacun.

Pour notre agence Provence Alpe Vaucluse, nous recrutons notre futur :

Assistant de Direction (H/F)
Le poste est basé à Marseille

Vous êtes rattaché au Directeur d’Agence et assurez des missions polyvalentes au sein de l’agence.

Plus particulièrement, vos missions seront de :

Assurer la fonction d’assistante technique
Gère les Appels d’Offre de l’agence :
·  Téléchargement des dossiers de consultations des entreprises
·  Préparation de la partie administrative
·  Composition du dossier global
·  Dépôt en dématérialisation
·  Suivi du dossier (complément, notification)

Assure la fonction de relai Ressources Humaines

·  Suivi et diffusion des Entretiens Individuels
·  Suivi et planification des visites médicales
·  Gestion des entrées / sorties du personnel
·  Organisation des déplacements pour le personnel de l’agence (formation, affaire)
·  Gestion des intérimaires de l’agence (Recherche des profils en lien avec les agences de travail temporaire, Gestion contractuelle dans l’outil PIXID, Suivi et saisi des pointages dans SAP, Vérification et validation des factures dans le Workflow SAP

Suivi et communication des arrêts maladies     
Gestion mensuelle des Tickets Restaurants de l’agence
Vérification et envoi des conventions de stages au service RH
Suivi des cartes BTP de l'agence             

Diffusion des divers demandes (demandes de prime, de recrutement, de contrat…)

Est l’interface avec le service formation
·  Planification des dates de formation des salariés
·  Envoi des convocations aux salariés

Rédaction Correspondance Interne et diffusion des contraventions aux concernés

 
Assure la fonction d’assistante d’agence
Organise les différentes réunions de la direction
·  Réservations
·  Support de présentation
 
Réalise les demandes d’achats sur frais généraux pour l’agence
Veille au bon fonctionnement du service administratif de l’agence

Assure la fonction de relais Communication/ Marketing

·  Organise les évènements internes et externe (clients) de l’agence
·  Recherche et réservation lieu, traiteur
·  Préparation et diffusion des invitations
·  Suivi listing participants

De  formation  type  Bac+2  BTS Assistant de gestion / BTS Assistant manager / Formation en Ressources Humaines. Vous avez déjà travaillé dans un environnement technique et sur un poste similaire.

 

Vous disposez d’excellentes qualités relationnelles et maîtrisez l ’expression orale et écrite parfaitement.

 

Vous  faites  preuve  de  discrétion   en  toutes  circonstances  et  de  diplomatie .  

Vous justifiez d’un sens de l’organisation , des priorités , ainsi que d’une rigueur exemplaire.

Vous faites preuve de réactivité . La maîtrise du Pack Office est indispensable.

 

Votre implication, votre autonomie, votre sens du travail en équipe, de l’organisation et votre esprit d’initiative sont autant d’atouts qui vous permettront de réussir dans vos missions.

Alors n’hésitez plus, rejoignez un univers de travail épanouissant et innovant chez ENGIE INEO. 

Additional Information
·  Posting Date: Jan 9, 2020