ASSISTANT(E) ADV H/F

Description de l'offre

Rôle & Mission

Notre client spécialisé dans le secteur du BTP  recherche souhaite intégrer un  Assistant(e) administration des ventes H/F  dans le cadre d’un accroissement d’activité.
Rattaché au manager service support ou de l’ADV et dans un service de 3 personnes,
l’Assistant ADV H/F aura un rôle clé dans la gestion administratives des chantiers. Il se charge d’assurer le suivi et la saisie des commandes d’achats.
L’assistant(e) ADV H/F a pour missions principales d’assurer la gestion administrative des chantiers depuis les commandes d’achats jusqu’à à la facturation clients :  

·  Saisir et suivre les commandes d'achats pour la sous-traitance, l'intérim et les matériaux.
·  Contrôler les factures fournisseurs et effectuer les demandes d'avoir si nécessaire.
·  Gérer la facturation client.
·  Assurer le suivi du recouvrement client.
Constituer les dossiers des chantiers contribuant aux qualifications QUALIBAT.

Les achats :
·  Saisir et envoyer les commandes aux fournisseurs.
·  Assurer le suivi des délais des fournisseurs et transmettre les informations aux chargés d'affaires.
·  Rapprocher les bons de livraison et les commandes.
·  Saisir et transmettre les factures fournisseurs aux chargés d'affaires pour validation.
·  Demander et contrôler les avoirs des fournisseurs.
·  Rechercher et réserver des logements.
·  Effectuer les demandes et suivre les autorisations de voierie.
·  Gérer la sous-traitance : demander l'agrément client, déclarer la sous-traitance et vérifier les pièces justificatives (E-attestation).

Facturation :

·  Réaliser la facturation des chantiers via notre ERP (traiter, saisir, enregistrer et vérifier les factures).
·  Suivre la facturation des chantiers (respecter les délais et les montants).
·  Effectuer les relances et le recouvrement clients.
·  Mettre à jour les tableaux de bord (suivi de la facturation, suivi des relances).
·  Suivre les défauts de paiement selon le calendrier.
·  Collecter et préparer les éléments pour les dossiers contentieux.
·  Relancer les certificats de paiement.
·  Gérer les documents dématérialisés par chantier et les courriers liés au service et aux dossiers.
·  Assurer le suivi et les relances des avenants des travaux supplémentaires.
·  Suivre et relancer les libérations de retenue de garantie.
·  Classer et archiver les documents.

Profil recherché

Diplômé d’une formation BAC+2 en commerce ou similaire, l’Assistant ADV H/F justifie d’une expérience significative (2 ans minimum) sur un poste similaire.
L'Assistant ADV H/F, à l'aise avec les chiffres et possédant des connaissances de base en comptabilité.
Il maîtrise les outils de suivi et de gestion de contrats, ainsi que l'utilisation des outils bureautiques et des ERP/logiciels de gestion des commandes.
Doté de bonnes capacités rédactionnelles, il intervient auprès d'une clientèle variée. La maitrise du logiciel SAP est également apprécié notamment pour la saisie des commandes et la gestion du stock.
De nature rigoureux l’Assistant ADV H/F met au cœur de ses priorités la satisfaction client. Il est également dynamique et sait travailler en équipe notamment en open-space