ASSISTANTE DE PROJETS H/F

Description de l'offre

Rôle & Mission

Responsabilités principales liées au secrétariat/assistanat :

1. Appui à l'organisation de la Dirop :

   - Accueil physique des invités aux réunions de la Direction des Opérations.
   - Impression des dossiers, mise en forme des comptes rendus, et diffusion.
   - Tenue et mise à jour d'un annuaire des contacts par opération.
   - Organisation et classement de l'arborescence sur le serveur et les SharePoint.
   - Tenue du planning prévisionnel des congés pour les équipes.
   - Assistance aux équipes dans l'archivage des dossiers des opérations.

2. Gestion du courrier de la Dirop :

   - Réception, enregistrement chrono, et scan du courrier à l'arrivée.
   - Diffusion aux Directeurs.trices des opérations concerné(e)s et enregistrement sur le serveur/SharePoint.
   - Enregistrement des courriels "à impact" en lien avec les équipes et les directeuris.trices des opérations.
   - Mise en forme/rédaction du courrier au départ.
   - Gestion complète du processus d'envoi, y compris la mise en signature, copie, classement, scan, enregistrement, et gestion des RAR.
   - Tenue du chrono.
   - Enregistrement des courriels "à impact" en lien avec les équipes et les directeurs.trices des opérations.

3. Factures/Marchés et lettres de commande :

   - Saisie et constatation sur GO7 des factures et situations arrivées par Chorus.
   - Appui des équipes dans l'utilisation de GO7.
   - Informations des équipes sur les "Services faits" à valider.
   - Relance pour mise en paiement dans les délais.
   - Correspondant(e) de la DirFi pour le suivi de la mise en paiement.
   - Interlocuteur.trice des prestataires extérieurs pour les questions relatives aux paiements et le dépôt des factures dans Chorus.
   - Proposition de modèles de Décompte mensuel/situation.
   - Gestion des factures "litigieuses" en lien avec l'équipe.
   - Suivi des DGD et clôture des marchés en lien avec les équipes.
   - Établissement des lettres et bons de commande à partir de GO7.
   - Pré-engagement des lettres de commande hors marché et bons de commande pour les marchés à BPU.
   - Suivi des validations des engagements par les directeurs.trices des opérations.
   - Revue périodique : extraction, compilation, mise en signature, scan et classement des situations et factures réglées.
   - Assistance dans la formalisation des marchés < 90 k€ HT.

Profil recherché

- Secrétaire ou assistant(e) de direction issu(e) d'une formation initiale à partir de BAC +2.

- Une première expérience en tant qu'assistant(e) est préférable.

- Vous possédez une expertise approfondie des outils bureautiques et informatiques tels que Word, Excel, logiciel de gestion, Outlook, Office 365, etc.

- De plus, vous maîtrisez les logiciels GO7 et Chorus, ou vous êtes capable de vous adapter rapidement à tout nouvel outil informatisé de gestion. Vos compétences incluent une connaissance approfondie en comptabilité, notamment en comptabilité publique.

- Vous appréciez collaborer au sein d'une équipe et entretenir des relations avec les clients et fournisseurs, démontrant ainsi une grande souplesse, diplomatie et adaptabilité dans votre approche.

- Votre sens de la rigueur, votre méthodologie et votre esprit d'organisation sont des atouts essentiels dans votre profil professionnel.

- Une connaissance des marchés publics, du domaine de l'aménagement et de la construction serait un avantage supplémentaire.