similaires

Description de l'offre

Rôle & Mission

Mission :

1.Au sein du Département Valorisation du Patrimoine, le/la Responsable de gestion immobilière assure en autonomie la gestion d’un portefeuille de biens immobiliers spécifiques ou complexes (baux professionnels, baux commerciaux, baux emphytéotiques, baux à réhabilitation, baux à construction, conventions d’opérations, conventions ou mandats de gestion, etc.), d’un hôtel d’entreprises, des antennes téléphoniques, contrats publicitaires, conventions de tournages, de résidences étudiantes, de copropriétés et de groupements de propriété (ASL, AFUL, etc.).
Il/elle s’assure de l’ensemble des tâches de la gestion administrative et financière de l'activité immobilière des biens spécifiques ou complexes (suivi facturation loyers et recouvrements, suivi des assemblées générales de copropriétés, conseils syndicaux…) dans un souci d’optimisation des recettes et de maitrise des dépenses.
Il/elle est chargé(e) de suivre les relations contractuelles (règlements de copropriétés, statuts, cahier des charges, application des dispositions contractuelles des baux et conventions, gestion des éventuels litiges…) avec les différentes parties prenantes.
Il/elle est le/la référent(e) en matière de gestion immobilière du Département Valorisation du Patrimoine.
Il/Elle cerne en totale autonomie les risques relatifs à la gestion de ce portefeuille et propose des solutions. Il/elle en fait le reporting régulier et à ce titre, contribue à la mise en place de plans d’actions et des indicateurs de gestion et l’optimisation des outils d’avancement et d’évaluation.

2. Conditions d’exercice de l’emploi
Il/elle est rattaché(e) au (à la) Directeur(rice) Général(e) Adjoint(e) Relations Locataires et Valorisation du Patrimoine
Il/elle exercera principalement ses missions au sein du siège social de l’entreprise
Il/elle sera amené(e) à se déplacer sur site – Permis B exigé

3.Activités – Domaines de responsabilité – Relations professionnelles :

Il/elle réalise la rédaction des baux et conventions, des annexes réglementaires, des avenants, renouvellements et protocoles de résiliation. Il/elle traite les révisions triennales et les renouvellements amiables des baux commerciaux conformément aux dispositions de la loi PINEL.

Il/elle réalise les états des lieux (entrée, sortie et pré-état des lieux) et le cas échéant fait sécuriser les biens vacants. Il/elle tient à jour les clés des locaux.

Il/elle s’assure du suivi technique du patrimoine en lien avec les équipes dédiées, de la maintenance et du suivi des travaux locatifs des biens occupés.

Il/elle veille au suivi comptable et financier par le biais notamment de la mise en place du quittancement, du suivi de l’encaissement des recettes locatives et des actions de recouvrement. Il/elle prépare et transmet les dossiers au service contentieux avec qui elle/il réalise des points réguliers. Il/elle suit les procédures collectives (liquidation et redressement judiciaire).

Il/elle contrôle et valide les appels de fonds trimestriels ou ponctuels de travaux émis par les syndics ou gestionnaires immobiliers et veille au respect des paiements.

Cette description prend en compte les principales responsabilités ; elle n'est pas limitative.

3.1 Activités :

Gestion locative:

Rédige les baux et conventions, les annexes réglementaires, les avenants, renouvellements et protocoles de résiliation. Gère les cessions de droit au bail commercial et de fonds de commerce.
Accueille le nouveau locataire, l'informe sur les points clés du bail, procède à la signature du contrat, le crée pour prise en compte de la facturation.
Intervient en support de l’Asset manager dans les négociations de contrat de location, ainsi que dans les stratégies de valorisation du portefeuille.
Traite les révisions triennales et les renouvellements amiables des baux commerciaux conformément aux dispositions de la loi PINEL.
Suit les réclamations courantes locatives et techniques.
Réalise les états des lieux (entrée, sortie et pré-état des lieux) et le cas échéant fait sécuriser les biens vacants. Tient à jour les clés des locaux.
S’assure d’une visite sur site avec le locataire au moins une fois par an et du suivi technique du patrimoine en lien avec les ressources dédiées, de la maintenance et du suivi des travaux locatifs des biens occupés et veille à la répartition des plans de travaux entre le locataire et le bailleur.
Représente la structure lors des assemblés générales des copropriétaires et les conseils syndicaux.
Est l’interlocuteur privilégié des locataires, gestionnaires immobiliers, syndics, copropriétaires et autres propriétaires membres de groupements de propriété (ASL, AFUL, etc.).

Gestion comptable et financière

Mise en place du quittancement, du suivi de l’encaissement des recettes locative set des actions de
recouvrement.

Préparation et transmission des dossiers au service contentieux avec suivi au travers de points réguliers. Suivi des procédures collectives (liquidation et redressement judiciaire).
Contrôle et valide les appels de fonds trimestriels ou ponctuels de travaux émis par les syndics et veille au respect des paiements.
Réalisation des rééditions annuelles des charges et des taxes et de la récupération ou refacturation avec les loyers et autres prestations conventionnelles.

Précontentieux

Mettre en place une relation personnalisée avec le locataire.
Assurer la prévention des impayés des loyers, prestations et charges par un suivi régulier, analyser les situations et proposer des solutions.
Déterminer les actions à adapter en vue d'un règlement amiable(plan d'apurement).
Engager les actions de relance par téléphone par courriel et par courrier postal et mise en demeure.

Contentieux

Effectuer le suivi des procédures dans toutes les étapes en lien avec l'huissier de justice et l'avocat jusqu'à l'expulsion ou l’éviction du locataire.
Faire délivrer le commandement de payer.
Suivre les paiements et demandes d'assignation.

Liquidations judiciaires

Etablir les déclarations de créances au liquidateur. Suivre la procédure de liquidation.
S’assurer de la restitution des clefs du local concerné.
Elaborer des tableaux de bords mensuels pour chaque indicateur de gestion.
Etablir le bilan annuel d'activités du Département pour la partie gestion immobilière. Suivre le paiement des factures dans le cadre du workflow et de la GED.

Profil recherché

Compétence clés:

1.1 Connaissances :

Maîtrise de la réglementation des baux commerciaux, baux emphytéotiques, baux à réhabilitation, baux à construction, baux à courte durée, baux ou conventions d’occupation précaire, des copropriétés et des groupements de propriété (ASL, AFUL, etc.),
Maîtrise des logiciels informatiques,
Connaissance de la comptabilité générale et analytique, de la comptabilité de gestion immobilière et de la gestion budgétaire,
Connaissance de l’environnement comptable de l’administrateur de biens et du syndic de copropriété,

1.2 Savoir-faire :

Expliquer aux collègues et les conseiller, Ecouter, Dialoguer.

1.3 Qualités requises/savoir-être :

Capacités relationnelles, Rigueur,
Sens de l’observation et de l’analyse, Discrétion,
Sens du travail en équipe, Aisance relationnelle,
Autonomie,
Sens de l’organisation, Polyvalence,
Capacité à déterminer les priorités.

2 Indicateurs de performance :

Fiabilité des données du patrimoine et des données locatives rentrées sur le logiciel (PREM), Fiabilité des opérations de régularisation des charges effectuées,
Fiabilité des opérations de gestion des locaux commerciaux et baux spéciaux,
Fiabilité des opérations de gestion de syndics bénévole ou à titre onéreux,
Qualité de l’accompagnement des locataires relogés ou expulsés dans le cadre d’opérations d’aménagement.

3 Facteurs d’évolution de l’emploi :

Evolution de la législation et de la réglementation,
Evolution du contexte socio-économique des populations logées,
Evolution de l’organisation interne.

4 Parcours de mobilité entre emplois :

Emploi source : Gestionnaire immobilier, gestionnaire de copropriété
Emploi cible : Responsable de service