Assistant(e) médico-administratif (ve) - centre du sommeil - ect - h/f

Description de l'offre

Afin de candidater, je vous remercie de faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, toute candidature incomplète ne sera pas traitée 




DENOMINATION DU POSTE

 

Grade :      Assistante Médico-administrative

Fonction :  Assistante Médico-administrative – Poste à temps plein




Affectation :Centre d'exploration du sommeil 50%– électrophysiologie / unité électroconvulsivotherapie 50% - Pole des Activités de Médecines Transversales (PAMT)




Ce plateau technique de reconnaissance régionale comprend :




Une unité de médecine spécialisée dans le dépistage des troubles de la vigilance et du sommeil et de neurophysiologie clinique avec un centre de consultations spécialisés auprès de médecins somnologues et des activités d'explorations en ambulatoire ou en hospitalisation complète. (3 lits). Cette unité est accréditée par la Société Française de Recherche et Médecine du sommeil.




Une unité spécialisée dans le traitement de la dépression et des pathologies résistantes : électroconvulsivothérapie, luminothérapie, protocole thérapeutique spécifique. Sont proposées des consultations auprès de médecins psychiatres et un accueil des usagers en hôpital de jour.




   Ces 2 unités sont ouvertes du lundi au vendredi, fermées les WE et jours fériés.







MISSION PRINCIPALE

 

L'assistance médico-administrative assure le fonctionnement administratif de l'unité et la prise en charge médico-administrative du patient dans son parcours de




ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

 

Accueil téléphonique et en présentiel des usagers
Filtrer, orienter et évaluer les appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes 
Conseiller le patient lors des démarches administratives : constitution de dossiers, remplissage de formulaires
Saisie et mise en forme des courriers : convocation pour rendez-vous, compte rendus médicaux et autres courriers administratifs
Traitement des courriers, des courriels : tri, diffusion, expédition et classement
Gestion du dossier médical : préparation, tenue, classement, traçage, archivage, communication et numérisation
Constitution et actualisation du dossier patient informatisé
Planifications et gestion des rendez-vous de consultations médicales et psychologue
Participation à l'accréditation des établissements et au suivi qualité pour la partie administrative
Réaliser des documents (maquettes, tableaux de recueils, etc.)
Participation à la coordination des intervenants dans le parcours patient
Vérification des codages et facturation PMSI
Gestion des commandes bureautiques




COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

 

                       4.1 Savoir être et savoir faire

 

Respecter les obligations statutaires : secret professionnel, neutralité, discrétion professionnelle, continuité du service
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en présentiel et au téléphone
Avoir le sens du contact et du relationnel
Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Adapter et optimiser le planning de travail et des rendez vous
Faire preuve de rigueur et de sens de l'organisation tout en sachant rendre compte
Faire preuve de curiosité intellectuelle, se former pour développer ses compétences
Avoir le sens des responsabilités dans la prise de décisions dans la limite de ses compétences

 

                          4.2 Connaissances

                

Maîtriser l'orthographe, les règles de grammaire, de dactylographie et les techniques de saisie avec dictaphone
Maîtriser les règles d'identitovigilance et de transmission des informations médicales
Identifier et analyser les erreurs de gestion (codage, facturation)
Niveau confirmé à expert de l'utilisation des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Connaître la terminologie médicale et les examens médicaux dans son domaine d'activités, la nomenclature des actes (NGAP, CCAM)
Définir et adapter un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire










LIENS HIERARCHIQUES et FONCTIONNELS

 

Les secrétaires sont placées sont l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l'autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l'unité.




Les secrétaires sont placées sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines et par délégation sous l'autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l'unité.




Relations Hiérarchiques : DRH et par délégation :

Cadre de Santé

Cadre Supérieure de Santé Assistante de pôle



Sophie ROLLIN

Pascale CHAUVENET



















Relations Fonctionnelles :

Médecin Chef de Pôle

Médecin Référent

Equipe médicale et paramédicale



Dr S. MAACH

Dr C. GUILLET




 

6.    RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES




En interne
Médecins, cadre de santé, équipe infirmière des unités ECT-Sommeil
Neuropsychologue
Médecin anesthésiste réanimateur
Services support : bureau des admissions, DIM, DSET, communication




6.2 En externe

Etablissements hospitaliers
Partenaires du Centre hospitalier universitaire Dijon : neurophysiologie, pneumologie, centre mémoire et ressources
Cabinets médicaux en libéral : médecine générale et spécialistes
Services de médecine du travail
Partenaires commerciaux

Profil recherché

1.     EXIGENCES DU POSTE




7.1 Diplôme :     Diplôme requis pour les postes de catégorie B

 

7.2   Formations obligatoires ou spécifiques :

 

Terminologie médicale
Nomenclature des actes médicaux et mode de prise en charge
Technique de saisie avec dictaphone
Normes rédactionnelles
Méthode de classement et d'archivage
Outils bureautiques : Excel, pack office, PowerPoint




Particularités du poste




Horaires variables du lundi au vendredi entre 8h et 18h
La secrétaire organise son planning mensuel et planifie ses absences en accord avec le cadre de santé
Possibilité d'effectuer des remplacements ponctuels sur le Pôle AMT en cas d'absentéisme

À propos de EPSM LA CHARTREUSE

Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).