Alternant(e) assistant commercial et administratif

Description de l'offre

Job Description Summary

Job Description

Vous êtes rattaché(e) au sein du département « Services », qui s’occupe de la maintenance des turbines installées sur les sites de nos clients. Ce service est dirigé par le Service Director, qui anime une équipe de 11 chargés d’affaires (CPM/PFM).

Vous aurez pour but d’épauler l’ensemble de l’équipe dans les différentes tâches administratives et commerciales et d’assister le chargé d’affaires dans la gestion de projet.

Quelles seront vos futures missions ?

·  Commander les fournitures de bureau
·  Réserver des pauses café/repas
·  Réserver des salles de réunion
·  Organiser des déplacements
·  Créer et réceptionner une commande dans l’ERP « Powermax » pour les fournisseurs externes
·  Créer une commande interne dans l’outil informatique dédié
·  Vérifier l’enregistrement d’un fournisseur dans « Supplier Connect »
·  Ajouter un nouveau fournisseur (demande des divers documents)
·  Suivre le paiement des factures dans « Perceptive », demander le paiement immédiat d’une facture
·  Relancer les fournisseurs en cas de factures non reçues
·  Gérer les enlèvements DHL
·  Gérer les envois de factures clients par A/R
·  Gérer le « pacing » des factures et paiements avec l’équipe
·  Gérer le « pacing » de la planification des arrêts de tranches
·  Organiser les réunions de service
·  Supporter les membres de l’équipe dans la gestion des contrats de maintenance

Compétences recherchées :
 
·  Vous maitrisez le pack office
·  Vous possédez un bon sens relationnel.
·  Vous justifiez d’un niveau B2 en Anglais

GE est le groupe industriel numérique mondial, qui transforme l’industrie grâce à des machines contrôlées par logiciel et des solutions connectées, adaptées et prédictives. GE s’organise autour d’un échange mondial de connaissance, le « GE Store » (offre de produits GE), au sein duquel chaque activité partage et a accès aux mêmes technologies, marchés, structures et intelligences. Chaque invention nourrit les innovations et les applications dans tous nos secteurs industriels. Fort de ses collaborateurs, ses services, sa technologie et sa taille, GE produit de meilleurs résultats pour ses clients en parlant le langage de l’industrie. www.ge.com
Les candidatures des personnes dont l’embauche est subordonnée à une autorisation pour travailler en France sont les bienvenues et seront prises en compte au même titre que les autres candidatures. Dans ce cadre et conformément à la règlementation pour certaines catégories d’emploi, les candidats étrangers des pays tiers ne peuvent pas être retenus si un ressortissant de l'Union européenne ou d'un autre Etat partie à l'EEE et de la Confédération suisse postule et dispose d’un profil correspondant au poste à pourvoir. Pour plus d’information concernant la règlementation relative à l’immigration professionnelle et les conditions pour obtenir la délivrance par les autorités françaises de l’autorisation de travail, nous vous invitons à consulter le site : http://www.immigration-professionnelle.gouv.fr/

You are attached to the “Services” department, which is responsible for the maintenance of turbines installed on our customers' sites. This service is led by the Service Director, who leads a team of 11 project managers (CPM/PFM).

Your goal will be to support the entire team in the various administrative and commercial tasks and to assist the project manager in project management.

What will your future missions be?

·  Order office supplies
·  Book coffee/meal breaks
·  Book meeting rooms
·  Organize trips
·  Create and receive an order in the “Powermax” ERP for external suppliers
·  Create an internal order in the dedicated computer tool
·  Verify a supplier's registration in “Supplier Connect”
·  Add a new supplier (request various documents)
·  Track bill payments in “Perceptive”, request immediate payment of an invoice
·  Remind suppliers in case of invoices not received
·  Manage DHL pickups
·  Manage customer invoice shipments by A/R
·  Manage the “pacing” of invoices and payments with the team
·  Manage the “pacing” of slice stop planning
·  Organize service meetings
·  Support team members in managing maintenance contracts

 Skills required:
·  You know the office package
·  You have good interpersonal skills.
·  You have a B2 First Stage in English

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No