Cadre de la gestion administrative des dossiers des mineurs et des relations avec les usagers - h/f

Description de l'offre

Missions du poste dans le respect de la déontologie et du secret professionnel

Référent des mesures d'hospitalisation des patients mineurs

Développer et mettre en œuvre la politique relative aux droits des usagers

Supervision de l'agent en charge des admissions des mineurs et des missions transversales

Activités permanentes

Il convient de préciser que les missions de cette fiche de poste évolueront lors de la mise en place du projet de service.

       · Supervision de la gestion des admissions des mineurs et patients en soins libres

Management de proximité des agents en charge des admissions des mineurs et point hebdomadaire avec ces derniers.

Supervision et contrôle des admissions des patients mineurs.

Explication auprès des gestionnaires en cas d'erreur et mise en place d'actions correctives.

Contrôle de la saisie des données d'admission dans le logiciel CPAGEI et de la bonne tenue des dossiers papier.

Gestion des dossiers OPP soins.

Veiller à la bonne application de la règlementation applicable aux mineurs hospitalisés

      · Supervision de la gestion administrative de l'accès au dossier médicaux

Gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux dans le respect du cadre règlementaire.

Organisation des saisies de dossiers médicaux

Représentation de l'établissement lors des saisies de dossiers médicaux

     · Référent UHSA et UMD

Supervision de la gestion des entrées et sorties de l'UHSA en application de la procédure UHSA.

Gestion des sorties suite à une levée d'écrou (recherche du secteur d'origine, exécution des engagements de reprise, placement dans un service de Paul GUIRAUD en cas de levées d'écrous pour un patient DIRP de la MA des Fresnes).

Supervision de la gestion des entrées et sorties de l'UMD en application de la procédure UMD.

    · Relations avec les usagers

Participation au traitement des plaintes et réclamations

Coordination de la commission des usagers de la Fondation Vallée (organisation des séances de la CDU et des médiations, rédaction du compte-rendu des séances de la CDU…)

Promotion des réalisations et projets en vue de l'amélioration des relations avec les usagers et de la promotion des droits des patients (participation au conseil des enfants, participation aux rencontres familles soignants, audit, …)

Gestion des dossiers en lien avec les assureurs

   · Activités transversales

Gestion des réquisitions judiciaires

Participation à la démarche qualité de l'établissement (SEI, visite de certification HAS)

Activités ponctuelles

· Gestion des entrées de l'UHSA en l'absence de la gestionnaire référente en application de la procédure

· Gestion et suivi des dossiers des dommages matériels en lien avec les assurances.

· Élaboration d'indicateurs d'activité et amélioration les outils de suivi.

· Signatures des montages dossiers des placements en soins sans consentement en l'absence de la responsable de service et de la cadre de la gestion des soins sous contrainte.

· Élaboration et/ou actualisation des procédures propres à l'activité du service et participation aux projets de service

· Gestion des réclamations sur les sites de Paul Guiraud en l'absence de la chargée des relations avec les usagers

· Supervision des plannings en l'absence du cadre des soins sans consentement (validation des congés non programmés sur CHRONOS et adaptation de l'organisation du travail)

· Assure toute mission ponctuelle et spécifique à la demande de la responsable de service

Horaires :

Les personnes exerçant des fonctions d'encadrement peuvent choisir entre:

   - le forfait jours : autonomie dans l'organisation de l'emploi du temps pour exercer les missions confiées sans suivre l'horaire collectif

   - le forfait horaire : 7h36 journalières en journée continue du lundi au vendredi ;

100% du lundi au vendredi en journée continue.

Profil recherché

Savoirs et savoir-faire :

Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapport de son domaine de compétence

Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs dans son domaine de compétence

Former et conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence

S'adapter aux nouvelles règlementations / procédures et aux changements techniques et organisationnels

Diriger et encadrer une équipe

Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et /ou individuelles

Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

Travailler en équipe en partageant ses informations et en mettant ses savoir-faire au service du collectif

Représenter l'établissement et en donner une image positive

Utiliser les outils bureautiques / technologique d'information et de communication

Utiliser les logiciels Cpage i, Planipsy, Operadim et Chonos/Gestform

Savoir-être :

Rigueur,

Capacité relationnelle importante,

Dynamisme,

Maîtrise de soi (capacité à gérer le stress)

Adaptabilité et réactivité,

Disponibilité,

Esprit d'équipe,

Discrétion,

Force de proposition

À propos de GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.

Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.