Front Office Coordinator H/F

Description de l'offre

Notre hôtel :

Le Renaissance Paris Arc de Triomphe est un hôtel Lifestyle 5*au cœur de l'effervescence parisienne, proposant des découvertes locales & des expériences uniques à ses clients.

Nos trois valeurs sont les suivantes : local, intriguant, indépendant. 

Votre mission :

En tant que Front Office Coordinator, vous assurez la coordination des opérations de la réception et jouez un rôle essentiel dans la création d’une expérience client mémorable avant, pendant et après leur séjour. Sous la supervision du Chef de Brigade et du Front Office Manager, vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des services de l’hôtel afin de garantir la satisfaction et la fidélisation de nos clients.

Votre rôle combine des missions en back office (80 %) et en front office (20 %).

Vos missions sont les suivantes :

• Gérer les appels internes et externes en appliquant les procédures d’accueil, en répondant aux questions ou en redirigeant les appels vers les services concernés ;
• Assurer le suivi de la boîte de réception des e-mails, en veillant à répondre à toutes les demandes dans un délai de 24 heures ;
• Enregistrer les informations liées au Mobile Check-in dans Opéra, informer les clients dès que leur chambre est prête ;
• Gérer les demandes des clients via la plateforme GXP ;
• Traiter les demandes clients reçues sur les extranets (Booking, Expedia...) ; 
• Rédiger et envoyer les e-mails de pré-arrivée aux clients ; 
• Assurer la gestionde l’outil Guest Voice, en répondant aux commentaires laissés par nos clients et en alimentant leurs profils, afin de garder un maximum de détails sur leurs préférences ;
• Vérifier les réservations enregistrées dans le système afin de contrôler les profils clients, les statuts VIP, ainsi que les modes de facturation ;
• Enregistrer, de manière ponctuelle, les réservations provenant de Staycation, Day Use, clients corporate ou en direct ;
• Contrôler les arrivées des clients sur la plateforme GXP via le Guest Planning Screen ; 
• Vous effectuez les prépaiements pour toutes les nouvelles réservations ;
• Vous vous assurez que les encaissements journaliers sont correctement enregistrés dans Opéra, en respectant les méthodes de paiement appropriées à la fin de votre shift ;
• Vous êtes responsable des comptes débiteurs, en validant l'envoi des factures et en assurant leur suivi dans Opéra ; 
• Vous conseillez nos clients sur les activités, restaurants et lieux incontournables à découvrir dans notre quartier ou à Paris.

   Nous vous proposons :

• Un 13ème mois, dès 3 mois d'ancienneté et payable mensuellement ;
• Un Plan d’Epargne Entreprise avec abondement ;
• Des avantages nourriture (170€/mois) ;
• La prise en compte de chaque heure supplémentaire travaillée, qui donne ainsi droit à des repos supplémentaires ;
• Des tarifs préférentiels dans notre réseau d’établissements (Hively Hospitality et Marriott) ;
• Une mutuelle et une prévoyance offrant des garanties et une couverture maximale ;
• L’accès à notre salle de Fitness ;
• L’adhésion à une plateforme web avec des réductions sur les produits du quotidien (cinéma, parcs d’attraction, courses alimentaires, salles de sport…). 

Profil recherché

Votre profil :

• Vous êtes passionné par le milieu de l’hôtellerie et souhaitez intégrer un établissement à taille humaine ;
• Vous êtes issu d'une formation en Management Hôtelier et disposez d’une expérience similaire en Réception ;
• Vous maîtrisez parfaitement l’anglais. La maitrise d’une une troisième langue est un plus apprécié ;
• Vous êtes à l’aise avec les logiciels hôteliers, notamment Opéra ;
• Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre esprit d'initiative et votre sens du service ;
• Vous possédez une grande capacité d’adaptation et êtes apte à collaborer avec les membres de votre équipe, ainsi que les autres services de l'hôtel pour assurer un service fluide et de qualité. 

Nous faisons partie de HIVELY HOSPITALITY. Avec une quinzaine de marques à forte notoriété, 80 établissements en France et en Europe, et 60 métiers dans l’hôtellerie, la restauration et le bien-être, HIVELY HOSPITALITY offre une diversité d’opportunités et d’évolutions à toutes celles et ceux qui sont en quête de réalisation de soi. Un seul prérequis de départ : l’envie !