DIRECTEUR(ICE) ADMINISTRATIF, FINANCIER ET LOGISTIQUE

Description de l'offre

La Ruche, c’est quoi ?
C’est un espace de coworking, mais bien plus encore !

La Ruche, c’est un réseau d’espaces de travail collaboratif (6 Ruches : Nice, Bordeaux, Marseille, Saint Nazaire et Paris (20e et 14e)) à destination d’acteurs de changements, c’est-à-dire des entrepreneurs et des porteurs de projets qui portent des solutions positives pour la société ou l’environnement. La Ruche leur propose :

+ Un espace de travail pour travailler et se rencontrer
+ Un incubateur qui accompagne la création de projets
+ Une communauté d’entrepreneurs qui échangent et partagent des ressources
+ L’ouverture sur un écosystème plus large : entrepreneuriat social, acteurs de changement, grands groupes, acteurs publics, etc.

La Ruche, c’est avant tout un village d’entrepreneurs pas comme les autres. La communauté aspire à être ouverte sur le monde, enrichie et déterminée à résoudre les défis sociaux contemporains. Lutter contre l’exclusion, créer ou maintenir des emplois durables, responsabiliser la finance, aider la société civile à se mobiliser, protéger notre environnement… tels sont les défis auxquels nos entrepreneurs s’attaquent !

La Ruche élabore de nouvelles façons de stimuler les rencontres, l’intelligence collective et le développement de solutions d’avenir. Le rayonnement individuel de chacun est collectivement mis en œuvre via des événements internes et grand public. Ici, l’échange est le maître mot.

La Ruche propose un poste en remplacement de Directeur(ice) Admin/fin et logistique. Il/Elle est responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire de la structure ainsi que de la gestion des dossiers administratifs et juridiques.

Bref, La Ruche c’est un espace pour travailler joyeusement, échanger, et grandir ensemble !

Enjeux du poste :
– Superviser la fusion de deux structures juridiques
– Accompagner le développement d’une activité événementiel (travaux, business model, recrutement…
– Participer à l’essaimage des Ruches en accompagnant les porteurs de projets sur les aspects admin/fin/log

70% Gestion des fonctions administratives et financières de la structure
Assurer la gestion administrative et financière de la structure en faisant l’interface avec les différentes parties prenantes : le trésorier bénévole, le cabinet d’expert-comptable, les entrepreneurs, les coordinateurs de Ruches…

Utilisation des outils de facturation, de reporting (Excel), de banque en ligne (netprelévement)

1. Administration/Finances
Pour les prestations opérées par La Ruche :
– Rédaction et signature des contrats
– Suivi des dépôts de Garantie
– Facturation mensuelle via un logiciel de facturation
– Réception, suivi et reporting des paiements
– Relances clients
Les Fournisseurs :
– Suivi des contrats fournisseurs et règlement des factures
Subvention/Sponsoring
– Préparation des reporting financiers pour les subventions et sponsoring
– Préparation des documents admin/Fi lors des réponses aux appels à projet

Gérer la relation avec les interlocuteurs financiers (Cabinet comptable, CAC…)
2. Comptabilité Générale et Analytique
– Consolidation nationale des données comptables de chaque Ruche
– Préparation des documents pour l’enregistrement mensuel de la comptabilité opéré en externe
– Suivi et validation du paiement de la TVA
– Encodage analytique des factures pour un suivi des produits et dépenses par projet, activité et financement
– Support pour le commissaire aux comptes, annuellement

3. Ressources Humaines
– Envoi des variables paie, suivi et paiement des paies
– Suivi et paiement des prestations sociales (URSSAF, Retraites)
– Affiliations mutuelle
– Aide au recrutement : Diffusion des offres sur les différents canaux, suivi des candidatures, aide à la realisation des entretiens
– Gestion de l’agrément collectif de l’agence du service civique (suivi des contrats, suivi RH, formation…)

4. Juridique
– Suivi des dossiers juridiques en lien avec le Président de la structure et l’avocat ou juriste
– Rédaction/Relecture des conventions (Partenariat, subventions et sponsoring, franchises)

5. Appui dans la Gestion et le pilotage Admin/Fi
– Archivage des documents Administratifs, sociaux, juridique, comptables, financiers, RH, logistiques
– Suivi des indicateurs de pilotage financier (Remplissage, Chiffre d’Affaire, Trésorerie) et reporting auprès du bureau et comité directoire
– Préparation des suivis budgétaires analytiques (par projet) et plans de trésorerie (annuels et trimestriels)

30% Logistique
Objectif : Coordination des aspects logistiques de la structure ; Encadrement d’un étudiant en contrat d’apprentissage sur les aspects logistiques

Encadrement de l’alternant « Logistique »
Accompagnement de l’alternant dans la gestion des aspects logistiques :
– Identifier des besoins en équipements et matériels
– Superviser la gestion des stocks, des achats, et de la relation fournisseur
– Superviser le bon fonctionnement et la maintenance des équipements collectifs
– Superviser la bonne maintenance du bâtiment en lien avec le propriétaire

Pilotage et Coordination des chantiers logistiques de l’association
– Coordination des éventuels déménagements et travaux liés à l’ouverture de nouvelles Ruches
– Travaux pour l’ouverture d’un espace évènementiel prévus début 2018

Et bien sur le poste peut évoluer en fonction de la personne qui l’anime. Le champ de la mission est large et flexible. Il s’ajustera selon les besoins, l’avancée du projet et vos initiatives.



En détail …
– Conditions : rémunération selon profil, ticket restaurant 50%, pass navigo 50%
++ Pour vous découvrir …
CV + Lettre de motivation à recrutement@la-ruche.net

Profil recherché

Profil recherché
– Connaissance des aspects Administratifs et financiers liés à la gestion d’une organisation (Formation initiale et/ou Expérience)
– Idéalement, expérience en gestion d’espace/logistique
– Polyvalence, autonomie et sens des priorités
– Bon rédactionnel
– Excellent relationnel
– Esprit d’initiative
– Curieux/se, Enthousiaste
– Organisé(e), pragmatique
– Doté(e) de capacité d’adaptation dans un espace et une communauté mouvante
– Fort intérêt pour l’innovation sociale