Office Administrative Assistant (M/W/X) - Permanent Contract - Athens (Greece)

Description de l'offre

Since 2014, we have been transforming vacation home rentals into exceptional experiences that combine the world’s finest properties with unparalleled service.

In legendary or surprising destinations, we find the home that matches each of our travelers. We prepare, shape, and personalize each stay to create a fully tailor-made experience.
In doing so, we are setting a new standard in the luxury rental market. We build a long-lasting relationship of trust with our clients.
Our teams are the central ingredient of our success. They design and craft each journey as a unique project. Our local teams travel the world to select the most remarkable homes and ensure unmatched welcome and service in their destination.

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Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.
Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.
Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.


Role:
As an Office Administrative Assistant for our Athens office, you will play a crucial role in ensuring smooth daily operations and a positive workplace atmosphere. This position supports key functions in administration, finance, and HR, managing essential resources, vendor relationships, and company processes for optimal office performance.

Objectives:

Related to Office Life:
* Oversee smooth office operations by coordinating essential tasks and services.
* Organize internal events (happy hours, team gatherings) to enhance team connection and morale.
* Manage office supplies (e.g., coffee, groceries) and ensure timely restocking.
* Maintain strong relationships with service providers (landlords, insurance, cleaning, internet).
* Handle all incoming and outgoing mail efficiently.


Related to HR:
* Welcome new employees by preparing their workstations and providing welcome materials.
* Manage the onboarding and offboarding processes, including IT and phone equipment setup (95% Apple, 5% PC) and vehicle fleet management for the Athens area.
* Manage access to company tools and systems for employees.
* Oversee travel planning and coordination for the team to support seamless travel arrangements.


Related to Finance:
* Follow budget guidelines to accurately record and manage office expenses.
* Compile and generate reports according to accounting standards and company policies.
* Ensure all financial transactions are properly reviewed and validated.



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Rôle :
En tant qu'Assistant Administratif de Bureau pour notre bureau d’Athènes, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations quotidiennes et la création d’un environnement de travail positif. Ce poste soutient des fonctions clés en administration, finance et ressources humaines, en gérant les ressources essentielles, les relations avec les fournisseurs et les processus de l’entreprise pour une performance optimale du bureau.

Objectifs :

Liés à la vie du bureau :
* Assurer le bon fonctionnement des opérations en coordonnant les tâches et services essentiels.
* Organiser des événements internes (afterworks, réunions d'équipe) pour renforcer la connexion et la cohésion de l’équipe.
* Gérer les fournitures de bureau (café, courses, etc.) et assurer un réapprovisionnement en temps opportun.
* Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs de services (bailleurs, assurances, nettoyage, internet).
* Gérer efficacement le courrier entrant et sortant.


Liés aux RH :
* Accueillir les nouveaux collaborateurs en préparant leurs postes de travail et en fournissant les documents d’accueil.
* Gérer les processus d’intégration et de sortie, y compris l’installation du matériel informatique et téléphonique (95 % Apple, 5 % PC) et la gestion de la flotte de véhicules pour la région d’Athènes.
* Gérer l’accès aux outils et systèmes de l’entreprise pour les collaborateurs.
* Superviser la planification et la coordination des déplacements de l’équipe pour assurer des arrangements de voyage harmonieux.


Liés aux finances :
* Suivre les directives budgétaires pour enregistrer et gérer avec précision les dépenses du bureau.
* Compiler et générer des rapports selon les normes comptables et les politiques de l'entreprise.
* Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement examinées et validées.

Profil recherché

* You have strong organizational skills: you are autonomous, meticulous, organized, and possess an excellent analytical mind.
* You understand the importance of confidentiality, are proficient in MS Office, and are familiar with MacOS.
* You should have strong prioritization skills and excellent oral and written communication skills in English. Proficiency in French is a plus.
* You can solve complex problems and are fearless when taking initiative.



All our positions are open, with equal consideration, to candidates with specific needs or accommodations related to a disability.


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* Vous avez de solides compétences organisationnelles : vous êtes autonome, minutieux(se), organisé(e), et possédez un excellent esprit analytique.
* Vous comprenez l’importance de la confidentialité, maîtrisez MS Office et êtes à l’aise avec MacOS.
* Vous avez de bonnes compétences en priorisation et d'excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais. La maîtrise du français est un plus.
* Vous êtes capable de résoudre des problèmes complexes et êtes audacieux(se) dans la prise d'initiative.



Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.

À propos de Le Collectionist

Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.
Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.
Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.