Office Manager Assistant (H/F/X) - Alternance - Marseille

Description de l'offre

Depuis 2013, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.
Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.
Avantages :
* Tickets restaurants
* Mutuelle
* Remboursement des transports à 50%



RÔLE :

En tant qu’Assistant(e) Office Manager, tu seras un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau marseillais. Ton rôle consistera à créer un environnement de travail agréable, organisé et productif. Tu participeras activement à la gestion administrative du bureau, à la coordination des prestataires et à la gestion des processus RH. En collaboration étroite avec notre Head of Office Manager basée à Paris, tu seras responsable de l’accueil des nouveaux collaborateurs et de l'organisation des événements internes.


OBJECTIFS :

* Optimiser l’environnement de travail : Assurer que les besoins matériels et logistiques des équipes soient anticipés et gérés de manière efficace (fournitures, gestion des espaces, outils informatiques, etc.).
* Assurer une excellente gestion des prestataires : Collaborer avec nos fournisseurs (ménage, internet, bailleurs…) pour maintenir des relations fluides et garantir une prestation de qualité.
* Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs : Mettre en place un onboarding de qualité pour assurer une expérience fluide et chaleureuse dès le premier jour (welcome book, installation des postes de travail, gestion administrative des accès).
* Coordonner la vie du bureau : Organiser les événements internes qui favorisent la cohésion et l’engagement des équipes (apéro, soirées spéciales) et gérer l’envoi/réception du courrier et des commandes.
* Suivre les processus administratifs RH : Contribuer à la gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs (onboarding/offboarding), gérer les parcs informatiques (majoritairement Apple) et téléphoniques, ainsi que la flotte de véhicules pour Marseille et la région.


Perks
🚆Remboursement à hauteur de 50% du pass transport
🎂 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)
🍽️ Des tickets restaurants à hauteur de 8€
💻 Un ordinateur portable
🎊 Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)
⭐ Un CE en ligne pour le sport et les loisirs

Profil recherché

* Capacités organisationnelles et autonomie :
Tu es autonome, rigoureux(se), et organisé(e), avec un excellent esprit d’analyse. Tu sais gérer les priorités efficacement tout en maintenant un haut niveau de précision dans ton travail.

* Confidentialité et fiabilité :
Tu as le sens de la confidentialité et la capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
* Maîtrise des outils informatiques :
Tu maîtrises le Pack Office et tu connais bien le fonctionnement de MacOS. Ton aisance avec les outils informatiques te permet de gérer divers systèmes et équipements (parc informatique, téléphonie).
* Compétences en communication :
Tu possèdes un excellent niveau d’expression orale et écrite en français. La maîtrise de l’anglais est un atout supplémentaire pour ce poste.
* Résolution de problèmes et prise d’initiatives :
Tu es capable de résoudre des problèmes complexes de manière autonome et tu n’hésites pas à prendre des initiatives pour améliorer les processus ou apporter des solutions innovantes.


Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.

À propos de Le Collectionist

Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.
Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.
Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.