Secrétaire de Région (H/F)

Description de l'offre

La mission du Secrétaire de Région est d'assister la Direction Régionale dans le suivi administratif et commercial des agences de la région.

• Procéder au traitement journalier du courrier (réception, émission)
• Assurer le traitement des appels téléphoniques

- Assurer le secrétariat de la Direction Régionale (DR, RTR, RAR)

- Assurer la préparation logistique des réunions mensuelles des RA

. réaliser les convocations ;

. taper l'ordre du jour ;

. faire la réservation des salles et des hôtels ;

. préparer les documents nécessaires pour les RA (photocopies, transparents...) ;

. taper le compte-rendu.

- Mettre à jour le planning des déplacements du DR, RTR, RAR et Responsables de Secteur

- Assurer le suivi des fournitures administratives pour la DR et les agences

. réaliser les commandes de catalogues commerciaux auprès de la Direction du Marketing

. réaliser les commandes d'imprimés de contrat de location,... auprès des fournisseurs référencés.

- Assurer le suivi administratif des offres de prix aux clients (accords annuels, minilease, accords cadres,...)

. réaliser les lettres d'offres de prix pour chaque client ;

. faire la compilation de tous les accords envoyés concernant la région ;

. assurer le classement des dossiers.

- Organiser matériellement les déplacements

. gérer les réservations d'hôtels, de véhicules de transport pour la DR et le personnel de la région.

- Répondre aux demandes de documentation des clients

- Réaliser la logistique des manifestations marketing organisées par la DR

Sous le contrôle du RAR, le Secrétaire de Région peut avoir des missions complémentaires, dont notamment :

- Effectuer le suivi des heures des salariés

. récupérer les informations des agences chaque semaine ;

. effectuer les saisies des heures ;

. faire la mise à jour des soldes par personne.

- Faire la tenue de caisses des agences

. vérifier les caisses des agences ;

. effectuer les imputations comptables.

- Faire le suivi des tableaux de bord qualité des agences

. saisir des tableaux de bord qualité ;

. faire la synthèse des informations.

- Rattachement hiérarchique : le Secrétaire de Région dépend du RAR

Profil recherché

Profil :

De formation BAC+2, vous justifiez d'une expérience de l'administratif dans un environnement plutôt technique.

Bonnes connaissances en gestion administrative et comptable.

Bonne connaissance du secteur d'activité spécifique à la structure d'embauche (BTP) réglementation, jargon, acteurs, organisation, normes rédactionnelles, ...

Réactif et disponible, le secrétaire technique est aussi doté d'une bonne faculté d'écoute et d'observation. Il sait également faire preuve d'initiative et de discrétion. Son esprit de synthèse et son sens des priorités lui permettront de répondre efficacement à toutes les demandes.

À propos de Loxam

Le groupe LOXAM est un réseau spécialisé dans la location de matériel d'équipement pour le BTP, l'industrie, l'événementiel, les collectivités locales et les particuliers.

Depuis sa création en 1967, il n'a de cesse de poursuivre sa stratégie de développement sectoriel.

Aujourd'hui son réseau se compose de plus de 750 agences implantées sur 21 pays.

Constamment à la conquête de nouveaux marchés, ses 7300 collaborateurs relèvent chaque jour d'importants challenges et permettent au groupe d'être le numéro 1 dans son secteur d'activité.

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