ASSISTANT F/H NIORT

Description de l'offre

Intitulé du poste

ASSISTANT F/H NIORT

Type de contrat

Contrat à durée déterminée

Durée du contrat (en mois)

12 mois

Temps de travail

Plein temps

Poste à pourvoir le

19/10/2020

Description

La MAIF recherche, pour sa Direction Communication, un(e) assistant(e), en CDD pour 12 mois, éventuellement renouvelables.

Ce poste, basé à Niort, est à pourvoir à compter du 19/10/2020.

Vous exercerez vos activités au sein de l'entité Action sociétale & Communication institutionnelle (45 collaborateurs) et serez chargé(e) d’assister le responsable de l'entité ainsi que les managers des différents services.

Vous aurez pour principales missions :

·  la gestion de l'agenda et de l'accueil téléphonique d'un ou plusieurs managers,
·  la gestion de la messagerie d'un ou plusieurs managers : analyse et tri des demandes, routage au sein de l'entité si nécessaire,
·  le recueil et la coordination des différentes informations à relayer et les relances éventuelles (Kifékoi, plans de communication…),
·  le suivi budgétaire de l’entité (enregistrement des factures, compensations, engagements…),
·  le suivi du temps de travail,
·  la gestion administrative des congés des équipes ainsi que l’organisation des déplacements,
·  la gestion des modalités pratiques pour faciliter l’intégration des nouveaux collègues au sein de l’entité,
·  la préparation des ordres du jour des différentes réunions au sein de l’entité avec les relances éventuelles,
·  l’organisation et la gestion des séminaires, réunions, déjeuners, ainsi que la réservation des différents restaurants et traiteurs pour les besoins de l’entité,
·  la production des supports d’information pour le(s) service(s), par application des consignes du management,
·  la réalisation de document de présentation et d’animation de réunion,
·  la production de comptes rendus de réunions,
·  la réception et distribution des courriers,
·  la gestion des fournitures et logistique ainsi que des problèmes techniques.

Vous serez en contact avec de nombreux interlocuteurs (collaborateurs, mandataires du conseil d’administration, partenaires et journalistes…). 

Profil / Qualifications

Titulaire d'un BTS assistant(e) manager ou équivalent, vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans en tant qu'assistante de direction.

Vous avez déjà fait preuve :

·  d'excellentes qualités rédactionnelles, d'une bonne maîtrise de l'expression écrite et orale,
·  de réactivité, d'adaptabilité, de souplesse d'organisation et de disponibilité en rapport avec les délais dans lesquels certains travaux doivent être réalisés,
·  de discrétion, de sens du service et de confidentialité,
·  d'une forte autonomie et d'aptitudes à prendre des initiatives,
·  d'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Localisation du poste

Localisation du poste

Nouvelle-Aquitaine, Deux Sèvres (79)

Lieu

NIORT