Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) - CDD (F/H)

Description de l'offre

En tant qu’Assistante de Direction Polyvalente au sein de nos Ateliers de Réparations, vous assurerez un soutien administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la plateforme , tout en jouant un rôle clé dans la gestion des équipements, des fournitures et de la sécurité du site.

Ce poste, demandant polyvalence et proactivité, vous impliquera dans la coordination d’une large variété de tâches, incluant des missions spécifiques en gestion de ressources matérielles, en suivi HSE et en support opérationnel.

Missions principales :

1. Assistance administrative :
• Gérer l’agenda de la Directrice (réunions, déplacements, rendez-vous).
• Préparer et diffuser les comptes rendus de réunions.
• Assurer un rôle d’interface entre la Directrice et les différents services de la plateforme.

2. Communication interne :
• Élaborer et diffuser les communications internes pour informer et motiver les équipes.
• Faciliter la circulation de l’information entre les différents départements de la plateforme.
• Organiser des sessions d’information ou des ateliers pour renforcer la cohésion et l’engagement des employés.

3. Organisation d’événements :
• Planifier et organiser des événements internes (séminaires, team building, réunions).
• Coordonner la logistique des événements (réservation des lieux, matériel, invitations).
• Gérer la communication autour des événements (invitations, programmes, suivi des présences).

4. Support opérationnel :
• Coordonner les interactions entre les différents services de la plateforme de réparation.
• Participer à la gestion des priorités en collaboration avec la Directrice.
• Gérer des projets transversaux pour l’amélioration des processus internes.

5. Gestion des ressources et équipements :
• Gestion des consommables et fournitures de bureau : suivi des stocks, commandes et réassort.
• Gestion du parc d’EPI (blouses) : gestion des blouses et autres équipements de protection individuelle.
• Traitement des produits chimiques : assurer la gestion et le suivi des produits chimiques (inventaire, stockage, conformité HSE).
• Organisation des formations HSE et sûreté : planification et suivi des sessions de formation en hygiène, sécurité, et environnement.
• Réassort des armoires à pharmacie : suivi des stocks de produits de premiers secours.

6. Gestion du personnel :
• Onboarding et Offboarding : gestion des badges, accès parking, casiers, et fourniture des équipements nécessaires pour les nouveaux collaborateurs.
• Suivi des interventions DET : coordination des interventions du Département d’Entretien Technique pour l’entretien des installations.
• Traitement des notes de frais : suivi et vérification des notes de frais des collaborateurs.

Profil recherché :

• Formation type Bac +2 en Assistanat de Direction, Gestion ou similaire.
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans la gestion des priorités.
• Capacité à gérer des tâches variées avec autonomie et proactivité.
• Très bon relationnel et aptitude à communiquer avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion collaborative.
• Polyvalence, réactivité et capacité à s’adapter à un environnement dynamique.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.

 

Contrat : CDD d'une durée de 8 mois à compter du 15 novembre