Office Manager

Description de l'offre

En tant qu'Assistante et Office Manager, vos responsabilités incluront:

·  Vie Quotidienne au Bureau : Vous serez en charge de la gestion quotidienne des besoins du bureau, incluant la réservation de la brasserie (restaurant de la direction utilisé pour l’organisation d’évènements), la gestion des casiers et fournitures, la maintenance des imprimantes, l'archivage et le désarchivage de documents, le traitement du courrier, la création de cartes de visite, la coordination avec les services de coursiers et Fedex, les demandes d'impressions, la gestion des mouvements de bureaux, et la coordination avec les services généraux pour le maintien du bureau en état​​.
·  Assistanat de Direction : Vous gérerez l'agenda du CEO, organiserez des réunions et fournirez une assistance logistique. Vous apporterez également un soutien aux membres du comité de direction. Enfin vous interviendrez fréquemment dans la gestion des factures, le suivi du budget annuel, la création de fiches fournisseurs, la validation des RIB Call-back, et la création des « Purchase Order » pour le paiement des factures​​.
·  Support Équipe Marketing : Vous aiderez à l'organisation de séminaires internes et apporterez un support divers à l'équipe Marketing, y compris pour l'organisation d'événements clients, de séances photos et la gestion des cadeaux​​ envoyés aux clients.
·  Secrétariat Général et Vie Corporate : Vous aurez un rôle clé dans l'organisation du WIC, des comités de direction de SIP, et des Townhall, contribuant ainsi de manière significative à la vie corporate de l'entreprise​​.

 

En plus de ses responsabilités administratives et organisationnelles, cette personne jouera un rôle essentiel dans la préservation d'un climat de travail positif et agréable, contribuant activement au bien-être et à l'harmonie au sein de SCOR Investment Partners.

Cette position exige une personne organisée, proactive et capable de gérer une grande variété de tâches dans un environnement dynamique. Un fort sens du service et une excellente capacité de communication sont essentiels.

Required experience & competencies

·  1. Expérience Professionnelle Requise :

Expérience en Assistanat et Gestion de Bureau : Minimum 3-5 ans d'expérience dans des rôles similaires, démontrant une capacité à gérer efficacement les tâches administratives et logistiques au sein d'un environnement d'entreprise dynamique.

Compétences en Gestion de Projets : Expérience dans la gestion de projets variés, démontrant une capacité à planifier, organiser et mener à bien des initiatives dans les délais impartis.

·  2. Compétences Clés :

Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante, avec peu de supervision, et à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes et améliorer les processus. Doit être capable de gérer efficacement son temps et ses priorités pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise.

Rigueur et Attention aux Détails : Excellente capacité d'organisation et souci du détail, assurant l'exactitude et la qualité dans toutes les tâches entreprises. Aptitude à maintenir des normes élevées dans des environnements à haut volume de travail.

Sens du Service : Forte orientation vers le service client interne, avec une approche proactive pour répondre aux besoins des employés et de la direction. Capacité à anticiper les besoins et à offrir des solutions efficaces et adaptées.

·  3. Compétences Additionnelles :

Compétences Communicationnelles : Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en français et en anglais. Capacité à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux de l'organisation.

Compétences Techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, systèmes de gestion de courrier électronique, etc.) et capacité à s'adapter rapidement aux nouvelles technologies.

Flexibilité et Adaptabilité : Capacité à s'adapter à un environnement en constante évolution et à gérer efficacement les situations imprévues.

Les principales missions incluent, pour ces directeurs mais aussi leur équipe directe :

·  Assurer un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et le conseil nécessaires. 
·  Assurer la coordination administrative des activités et des rendez-vous des Directeurs et de leur équipe directe, planifier et organiser les comités et réunions pour l’équipe et dans le cadre des projets transversaux. 
·  Filtrage des appels téléphoniques, gestion administrative des courriers /emails
·  gestion des agendas complexes, aider à la priorisation et la préparation de réunions,
·  Organiser les voyages , suivre et gérer les notes de frais , 
·  Organiser les (petits-)déjeuners et événements particuliers (séminaires, salons, ..)
·  Suivi des budgets afférents à chaque équipe et les facturations externes et internes