CDI - Coordinateur Administrative et Opérationnelle Sécurité EME (F/H/X)

Description de l'offre

PERMANENT CONTRACT - Administrative and Operational Security Coordinator EME (M/F/X)

 

 

At Sephora we inspire our customers, empower our teams, and help them become the best versions of themselves.  We create an environment where people are valued, and differences are celebrated. Every day, our teams across the world bring to life our purpose and values.

The position is based in Neuilly-sur-Seine.

 

Reporting into the EME Security Director, you are responsible for critical contract management and administrative security processes, with a strong focus on thee French market. You oversee and coordinate with security service providers across multiple countries, ensuring all legal and compliance requirements are met, and managing the contract lifecycle for new store openings, closures, and ongoing updates.

 

 

You will excel and enjoy this position if you are ready to actively handle the following missions :

 

Administrative and Internal Coordination

·  Logistics and Administrative Management : Organize internal and external meetings, manage the Security Director's schedule, and coordinate business travel for the Director and the team, while ensuring smooth communication between stakeholders.
·  Communication with Stakeholders: Collaborate with internal security forums to relay updates and align on best practices.
·  Contract Renewal and Document Updates: Prepare and dispatch updates to ensure contractual compliance across locations. Create and maintain standardized templates and documents approved by the legal team.
·  Legal Document Coordination: Maintain close coordination with the legal team to ensure that all contract terms are updated in response to changes in French legislation (e.g., GDPR and JO updates).

Security Process Management and Documentation

·  Contract Management and Administration: Coordinate with EME teams for all security-related contracts. Ensure each contract is created, reviewed, and finalized in compliance with the French legal framework. Oversee new contracts for store openings and handle the termination or transfer of contracts for store closures.
·  Document Verification and Compliance Checks: Every six months, verify and update administrative documents (including signed specifications, licenses, professional cards, and ethical guidelines) in the GSAO system. Ensure that all addenda and changes are correctly filed and accessible.
·  Security Provider Onboarding and Follow-Up: Manage interactions with chosen security providers. Confirm provider details and initiate preventive plans, ensuring all documentation (e.g., K-Bis verification) is accurate before finalization.
·  Contract Lifecycle Management: Review and archive all contract-related documents, including contract renewals, fee adjustments, and addenda, to ensure completeness and accuracy in the GSAO system.

Audit and Compliance Tracking

·  Biannual Compliance Audits: Conduct and document biannual reviews of all administrative documents and contracts for security providers to ensure alignment with EME standards. Escalate issues of non-compliance to management.
·  Preventive and Safety Plans: Develop and maintain updated safety and preventive plans in partnership with providers for each store and location.

GSAO Management

·  System Updates and Maintenance: Regularly update the GSAO system to reflect all relevant data on security operations, particularly during store openings, closures, and changes in service providers. Address any issues and coordinate improvement discussions with system users.

Crisis Management and Reporting

·  Crisis Response Preparation: Support the Security Director in activating emergency plans and coordinating with local teams. Prepare safety instructions and briefings in response to urgent situations (e.g., geopolitical or natural events).
·  Travel and Risk Studies: Synthesize travel security information using updates from SEERIST and the Ministry of Foreign Affairs, liaising with international travelers to offer guidance for high-risk areas.

 

Do not hesitate to apply if you have… or if you are …

·  Full professional fluency in English and French is required. Experience in translating technical and legal documents is a plus.
·  Familiarity with GSAO or similar security management software.
·  Understanding of contract law, particularly in France.
·  Attentive to security industry ethics and confidentiality standards.
·  Strong attention to detail and adherence to deadlines.
·  Ability to work across teams, particularly with international counterparts, and engage stakeholders effectively.
·  Reliability, autonomy, and ability to work under pressure.

 

 

While at Sephora, you’ll enjoy… 

·  The people. You will be surrounded by some of the most talented leaders and teams – people you can be proud to work with.  
·  The learning . We invest in training and developing our teams, and you will continue evolving and building your skills through personalized career plans.
·  The culture . As a leading beauty retailer within the LVMH family, our reach is broad, and our impact is global. At Sephora we are a community of 52,000 passionate team members across 34 markets and 3,000+ stores. 

 

You can unleash your creativity , because we’ve got disruptive spirit. You can learn and evolve, because we empower you to be your best. You can be yourself , because you are what sets us apart.

 

 

__________

 

CDI - Coordinateur Administrative et Opérationnelle Sécurité EME (F/H/X)

 

Chez Sephora, nous inspirons nos clients, nous responsabilisons nos équipes et nous les aidons à devenir la meilleure version d'eux-mêmes.  Nous créons un environnement où les personnes sont valorisées et où les différences sont célébrées. Chaque jour, nos équipes à travers le monde donnent vie à notre raison d’être : changer le regard du monde sur la beauté.

Poste basé à Neuilly-sur-Seine.

 

Rattaché(e) au Directeur Sécurité EME, vous êtes responsable de la gestion des contrats critiques et des processus de sécurité administrative, avec une forte orientation sur le marché français. Vous supervisez et coordonnez les prestataires de services de sécurité dans plusieurs pays, en veillant au respect de toutes les exigences légales et de conformité, et en gérant le cycle de vie des contrats pour les ouvertures, les fermetures et les mises à jour continues des magasins.

 

 

Vous excellerez et vous épanouirez dans ce poste si vous êtes prêt à…

 

Tâches Administratives et Coordination Interne

·  Gestion Logistique et Administrative : Organiser les réunions internes et externes, gérer l’agenda du Directeur Sécurité, et coordonner les déplacements professionnels du Directeur ainsi que de l’équipe, tout en garantissant une communication fluide entre les parties prenantes.
·  Communication avec les Parties Prenantes :  Collaborer avec les forums de sécurité internes pour transmettre les mises à jour et s'aligner sur les meilleures pratiques.
·  Renouvellement des Contrats et Mise à Jour des Documents :  Préparer et diffuser les mises à jour pour assurer la conformité contractuelle sur tous les sites. Créer et maintenir des modèles et des documents standardisés approuvés par l'équipe juridique.
·  Coordination des Documents Juridiques :  Maintenir une étroite coordination avec l'équipe juridique pour s'assurer que toutes les conditions contractuelles sont mises à jour en fonction de l'évolution de la législation française (ex : mises à jour RGPD et JO).

Gestion des Processus et Documentation Sécurité

·  Gestion et Administration des Contrats :  Coordonner avec les équipes EME pour tous les contrats liés à la sécurité. S'assurer que chaque contrat est créé, révisé et finalisé conformément au cadre juridique français. Superviser les nouveaux contrats pour les ouvertures de magasins et gérer la résiliation ou le transfert des contrats pour les fermetures de magasins.
·  Vérification des Documents et Contrôles de Conformité :  Tous les six mois, vérifier et mettre à jour les documents administratifs (y compris les cahiers des charges signés, les licences, les cartes professionnelles et les chartes éthiques) dans le système GSAO. S'assurer que tous les avenants et modifications sont correctement archivés et accessibles.
·  Intégration et Suivi des Prestataires de Sécurité :  Gérer les interactions avec les prestataires de sécurité choisis. Confirmer les détails du prestataire et initier les plans de prévention, en s'assurant que toute la documentation (ex : vérification K-Bis) est exacte avant finalisation.
·  Gestion du Cycle de Vie des Contrats :  Examiner et archiver tous les documents relatifs aux contrats, y compris les renouvellements de contrats, les ajustements tarifaires et les avenants, afin de garantir l'exhaustivité et l'exactitude dans le système GSAO.

Audit et Suivi de la Conformité

·  Audits Biannuels de Conformité :  Réaliser et documenter des revues biannuelles de tous les documents administratifs et contrats des prestataires de sécurité afin de garantir la conformité aux normes EME. Escalader les problèmes de non-conformité à la direction.
·  Plans de Prévention et de Sécurité :  Développer et maintenir des plans de sécurité et de prévention mis à jour en partenariat avec les prestataires pour chaque magasin et site.
·  Gestion GSAO
·  Mises à Jour et Maintenance du Système :  Mettre régulièrement à jour le système GSAO pour refléter toutes les données pertinentes sur les opérations de sécurité, notamment lors des ouvertures et fermetures de magasins et des changements de prestataires de services. Répondre aux problèmes et coordonner les discussions d'amélioration avec les utilisateurs du système.

Gestion de Crise et Reporting

·  Préparation à la Réponse aux Crises :  Soutenir le Directeur Sécurité dans l'activation des plans d'urgence et la coordination avec les équipes locales. Préparer des consignes de sécurité et des briefings en réponse à des situations urgentes (ex : événements géopolitiques ou naturels).
·  Études de Voyages et de Risques :  Synthétiser les informations sur la sécurité des voyages en utilisant les mises à jour de SEERIST et du Ministère des Affaires Étrangères, en assurant la liaison avec les voyageurs internationaux pour offrir des conseils pour les zones à haut risque.

 

 

N’hésitez plus à postuler si vous avez…ou si vous êtes…

·  Une maîtrise professionnelle complète de l'anglais et du français est requise. Une expérience en traduction de documents techniques et juridiques est un plus.
·  Familiarité avec GSAO ou un logiciel de gestion de la sécurité similaire.
·  Compréhension du droit des contrats, en particulier en France.
·  Attentif(ve) à l'éthique et aux normes de confidentialité du secteur de la sécurité.
·  Grand souci du détail et respect des délais.
·  Capacité à travailler en équipe, notamment avec des homologues internationaux, et à mobiliser efficacement les parties prenantes.
·  Fiabilité, autonomie et capacité à travailler sous pression.

 

 

Chez Sephora, vous apprécierez...

·  Les collaborateurs. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer.
·  L'apprentissage . Nous investissons dans la formation de nos équipes. Vous continuerez à évoluer et à développer vos compétences grâce à des plans de carrière personnalisés.
·  La culture . En tant que leader de la distribution sélective de produits de beauté de prestige au sein de la famille LVMH, notre impact est mondial. Chez Sephora nous sommes une communauté de 52 000 collaborateurs passionnés répartis sur 34 marchés et plus de 3 000 magasins.

 

Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité , car nous avons un esprit disruptif. Vous pouvez apprendre et évoluer , car nous vous donnons les moyens de révéler le meilleur de vous-même . Vous pouvez être vous-même, car vous êtes ce qui nous rend uniques.

 

Sephora est fière d'être un lieu de travail prônant l’égalité des chances pour tous. Nous ne pratiquons aucune discrimination en matière de recrutement, d'embauche, de formation ou encore d’évolution de carrière.

 

 

 

Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.