Responsable Administratif de Scolarité (h/f) 1ère année Etudes de Médecine

Description de l'offre

Postuler aujourd’hui à Paris Diderot, c’est choisir de rejoindre l’Université de Paris. Issue du rapprochement des universités Paris Descartes et Paris Diderot et intégrant l’Institut de physique du globe de Paris, cette nouvelle université propose pour la première fois sur le territoire parisien, une offre de formation pluridisciplinaire des plus complètes et des plus ambitieuses en recherche, tout en ayant un fort rayonnement international. Présente sur plus de 20 sites, dont 11 à Paris, 7 en Ile de France, et 3 en outre-mer, l’Université de Paris vous attend avec plus de 200 métiers et de vastes perspectives de parcours professionnels. En tant qu’employeur responsable, elle s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective. Jusqu’au 31 décembre 2019, l’université Paris Diderot continue d’exister et recrute dans une perspective de continuité dans l’Université de Paris. Le poste à pourvoir est donc aujourd’hui rattaché à l’université Paris Diderot, établissement de recherche pluridisciplinaire, comptant 30 000 étudiants répartis en trois domaines - santé / sciences / arts, lettres, langues, sciences humaines et sociales - 4 000 agents dont 2 500 enseignants chercheurs, 22 composantes et 87 laboratoires de recherche. L’U.F.R de Médecine représente plus d’1/3 des forces vices de l’Université Paris Diderot, comprend près de 15 laboratoires de recherche et associée à 6 hôpitaux majeurs en IDF. Nous proposons une offre de formation professionnelle en Santé de pointe, en formation Initiale et continue à 12 00 étudiants, sommes au cœur d’une véritable révolution pédagogique et technologique sommes au cœur d’une véritable révolution pédagogique et technologique (examens sur tablette, scolarité numérique…). Plus d’infos sur notre site https://medecine.univ-paris-diderot.fr/ Dans ce contexte de fort développement, nous recherchons, sur le site Bichat (18ème), au sein du Service de Scolarité notre : Responsable Scolarité 1ère année Etudes de Médecine Poste catégorie A Contexte : L’UFR de médecine représente plus d’1/3 des forces vives de l’Université Paris Diderot, comprend 17 laboratoires de recherche et est associée à 7 hôpitaux majeurs en Ile‐de‐France. Nous proposons une offre de formation professionnelle en Santé de pointe, en formation Initiale et continue à 12 000 étudiants, sommes au cœur d’une véritable révolution pédagogique et technologique (examens sur tablettes, scolarité numérique…). Au sein du service scolarité le (la) responsable pour le diplôme de formation générale en science médicale, et la Licence Sciences interdisciplinaires appliquées à la santé (SIAS) est chargé.e d’organiser les activités de pilotage, de gestion et de communication pour la tenue des enseignements et des examens. A ce titre, il ou elle : Participe à l’instruction de dossiers complexes Prend en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service, Réalise des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assure l’encadrement des personnels et leur apporte ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative. En outre, le service assure, sous sa responsabilité, la récolte, la vérification et la transmission des dossiers candidatures aux procédures d’admissions directes en 2ème et 3ème année des études de médecine en liaison avec le centre d’examen pour l’Ile-de-France. L’équipe du 1er cycle est sur le site Bichat de l’UFR. Missions et activités principales : Organisation de la gestion du 1er cycle. Encadrement : Le (la) responsable encadre une équipe de 3 personnes. Activités principales : En complément des éléments portés dans la description du poste, il est important de préciser que le premier cycle des études médicales s’apprête à connaître une réforme pédagogique à l’issue de laquelle les 2ème et 3ème année des études de médecine devront être en mesure d’intégrer des étudiants n’ayant pas effectués la première année commune aux études de santé (ou futur Portail Santé). La mise en oeuvre de ces passerelles et assimilation d’effectifs au cursus non médical, s’effectuera en lien avec les décisions de la direction pédagogique de l’UFR. En outre, ce pôle travaillera, sous l’autorité du responsable de scolarité de l’UFR, à la préparation de la création de l’UFR de médecine unique de l’Université de Paris, pour son domaine de compétence. Description du poste Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stages, suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3ème année, gestion de la campagne de candidature à la Licence SIAS Constituer les groupes d’étudiants en lien avec le service planning Construire le calendrier des enseignements et évènements en lien avec le service planning Construire le planning annuel du service en lien avec le.la Responsible Scolarité Modéliser les années de formation (structure des enseignements et modalités de contrôle des connaissances) Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et numérique de l’UFR Suivre l’avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys Veiller à l’application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l’U.F.R. et la Direction des Etudes de l’Université Préparer des fiches de procédure pour les agents de l’équipe Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants Veiller à la conformité et à l’actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet de l’U.F.R. Accueillir et orienter les étudiants et des enseignants Profil recherché : Vous avez un diplôme d'une formation Bac + 2. Vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités. Vous connaissez Apogée (progiciel des gestion des établissements de l’enseignement supérieur), logiciel de correction IRIS, système d’évaluation numérique sur tablettes SIDES, plateforme de choix-évaluation des stages U-Stage (anciennement DIOSEL), portail de candidature eCandidat, plateforme d’apprentissage en ligne Moodle ; ainsi que la Suite bureautique. Connaissances : Connaissance générale des techniques de gestion administrative, Connaissances générales de l’organisation des études de médecine Organisation et fonctionnement de l’Université Paris Diderot Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche Savoir-faire : Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des réunions, des documents d’information technique ou réglementaire Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service Assurer la bonne circulation de l’information des agents encadrés Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés Gérer les conflits si besoin Gérés le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence Conduire un entretien professionnel et animer une réunion Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires. Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire. Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 Savoir-être : Bon relationnel Rigueur Autonomie et organisation Conditions du poste : Poste Catégorie A Accueil en détachement ou mutation pour les personnels de la fonction publique ou CDD avec possibilité d’ouverture de concours. Localisation : Paris (75018) Prise de fonction au plus tôt début janvier 2020. Ce poste de Responsable Administratif de Scolarité (h/f) vous intéresse ? N’hésitez plus et Cliquez sur Postuler !