Agent d'accueil H/F

Description de l'offre

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’agent·e sera sous la responsabilité du responsable du service technique et logistique. Le service accueil comprend 2 personnes, avec un référent accueil en poste qui intervient plus sur les livraisons, les affichages, la distribution du courrier…

Activités principales :

• Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent


• Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent …)


• Traitement des demandes de renseignement téléphonique


• Accueil physique des personnes se présentant à l’IUT


• Assurer l’affranchissement du courrier pour la relève de 15h30 (respecter le pré-tri 75, 91, ile de France, Province)


• Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs : contrôler l’accès aux équipements, la circulation des personnes et le fonctionnement


• Gestion de l’utilisation du véhicule de service par les personnels de l’IUT


• Gestion des cartes d’accès au parking : impression, distribution et mise à jour de badges de parking pour les étudiants et le personnels à la place des codes actuels

• Mutualisation des fournitures pour les services de l’IUT (commande, distribution et suivi)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Techniques d'accueil téléphonique


• Environnement professionnel (l'institution, ses principales activités et le cadre dans lequel elles s'exercent)


• Missions et fonctionnement de l'organisation de l’IUT et de l’Université


• Connaissance des organisations voisines pour réorienter les appelants si nécessaire

Savoir-faire :

• Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues


• Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques…)


• Maîtriser les outils bureautiques word et excel


• Savoir rendre compte

Savoir-être :

• Faire preuve d'une écoute attentive


• S'exprimer avec facilité et clarté


• Travailler avec rigueur et régularité


• Être capable de réactivité et d’adaptation à des situations variées et évolutives


• Faire preuve de qualités relationnelles


• Assurer une discrétion professionnelle 

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.