Chargé des instances H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Pôle affaires institutionnelles – rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelle.

Missions principales de l’agent·e : 

• Contribuer à l’organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI


• Contribuer à l’organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI


• Appuyer l’organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)


• Assurer l’enregistrement et l’archivage des conventions réceptionnées par la DAJI


• Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l’instance


• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)


• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l’activité


• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions


• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique


• Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation


• Techniques d'élaboration de documents


• Techniques de communication


• Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe


• Savoir rendre compte


• Communiquer et faire preuve de pédagogie


• Mettre en œuvre des procédures et des règles


• Travailler en équipe


• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité


• Mettre en œuvre une démarche qualité


• Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

Savoir-être :

• Sens de l'organisation


• Rigueur / Fiabilité


• Sens relationnel


• Sens du service public


• Discrétion

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.