Gestionnaire administratif 1ER Cycle médical et PASS - Relations Internationales H/F

Description de l'offre

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

• 8000 étudiants·es


• 370 enseignants·es-chercheurs·es


• 150 personnels·les BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Écoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)


• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)


• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Missions du service :

Le Service des Études et de la Vie Étudiante assure sous l’autorité hiérarchique du Chef du Service des Études et de la Vie Étudiante, le/la gestionnaire de formation du 1^er cycle (PASS) assure les missions suivantes :

Activités principales de l’agent·e :

1. Accueil et information :

• Assurer l'accueil et l'information des usagers·ères


• Participer aux amphis d'accueil des 2^ème et 3^ème année de médecine


• Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail


• Assurer le lien avec les responsables d'UE et les secrétariats


• Participer aux campagnes d'accès aux études de santé (UE et hors UE)

2. Gestion du cursus des étudiants en PASS site KB :

• Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription dans APOGEE


• Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte d'étudiant


• Gérer les emplois du temps et des groupes de TP/TD


• Participer à la surveillance des épreuves (écrites et orales)

3. Participer aux activités du SEVE :

• Prendre en charge un amphi lors des examens du 1er et 2ème cycle des études médicales


• Participer aux ECOS


• Renseigner les tableaux de bord et enquêtes diverses

Profil recherché

Connaissances, savoirs :

• Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil


• Connaitre l’organisation générale et le fonctionnement de l’Université


• Connaissance générale des techniques de gestion administratives


• Notions de base du domaine concerné

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement


• Rechercher l'information, la vérifier et la classer


• Travailler en équipe


• Organiser son travail


• Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...)


• Respecter les délais

Savoir-être :

• Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation


• Être rigoureux, discret, ponctuel


• Avoir le sens du relationnel et de l'accueil


• Avoir la capacité à assurer la continuité du bureau du 1er cycle


• Devoir impératif de réserve

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions


• Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.