Assistance Equipe de Marque - Axians F/H

Description de l'offre

L’équipe de Marque Axians (ABT), composée de 26 collaborateurs, est responsable de la gestion d’un réseau de 350 Business Units (BU) dans 40 pays, principalement en Europe. Nous organisons chaque année plus de 100 clubs internationaux, une dizaine d’événements internes et une dizaine d’événements externes (salons, congrès, etc.)

En tant qu'Assistante de l’Équipe de Marque, vous jouerez un rôle clé en apportant un soutien logistique et administratif essentiel à notre équipe. Vos principales responsabilités incluent :

Support logistique et administratif pour les événements :

• Planification, suivi et relance des événements internes et externes organisés par l’équipe.
• Organisation de la logistique pour les réunions, clubs et visites des Pôles et BU.
• Gestion des repas et buffets pour les événements internes en Île-de-France (dont les réunions mensuelles de l’équipe).
• Assistance logistique pour les événements externes (salons, congrès, etc.).

Support administratif et gestion des déplacements :

• Gestion et suivi administratif des collaborateurs internationaux séjournant à l'Archipel.
• Aide à la gestion du reporting et à l’utilisation des outils VINCI Energies, ainsi que la formation des équipes.
• Suivi administratif des contrats de mission des collaborateurs détachés.
• Saisie et suivi des frais de fonctionnement de l’équipe, ainsi que le contrôle des factures après validation des managers pour leur mise en validation dans l’outil Codex.
• Aide au service financier pour le suivi des factures et des paiements aux entreprises.
• Assistance aux managers lors de la clôture des comptes annuels.

Assistance opérationnelle :

• Assistance pour l’organisation et la gestion des déplacements du Directeur de Marque.
• Veille au respect des délais pour les événements et tâches planifiées annuellement.

Profil recherché

Nous recherchons une personne dotée des compétences suivantes :

• Expérience confirmée dans un rôle administratif ou transversal, idéalement dans un environnement international.
• Organisation et rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et d’outils de gestion financière (Codex ou similaire).
• Excellente gestion du temps et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Bonnes capacités de communication et de relationnel avec les prestataires et les équipes internes.
• Qualités personnelles :
• Autonomie, sens du détail et réactivité.
• Capacité à respecter des délais serrés.
• Maîtrise du français et de l'anglais, avec une troisième langue souhaitée (allemand, espagnol, portugais).

À propos de VINCI Energies Management

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 000 entreprises sont au cœur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.