Assistant service technique F/H

Description de l'offre

Sous l’autorité du Directeur Technique, vous aurez pour mission d’assister la Direction Technique en assurant une préparation et un suivi rigoureux des dossiers techniques (DCE, signature des dossiers Marché), permettant le respect des délais et des règlementations aux différentes étapes de l’opération du montage de l’opération à la passation des marchés de travaux.

 A ce titre, vous aurez en charge les missions suivantes :

Suivi technique des dossiers en phase étude :

Préparation des Dossiers de Consultation des Entreprises :

Vous intervenez en amont, en collaboration avec le Directeur Etudes et les Responsables Techniques en charge de l’opération pour la préparation du DCE :

• Préparer et envoyer les mails de lancement des appels d’offres 
• Elaborer un tableau avec la liste des entreprises qui sont amenées à être consultées
• S’assurer que le délai de réponse soit respecté
• Suivre les retours des réponses aux AO 
• Relancer les entreprises si nécessaire 

 Préparation des Dossiers Marchés :

Vous assistez le Directeur des Etudes et les Responsables Techniques Etudes pour la préparation des Dossiers Marchés :

• ­Vérification de la conformité des pièces constituant les dossiers d’appels d’offre
• ­Préparation des dossiers administratifs des entreprises en regroupant l’ensemble des pièces administratives (Lettre « Marché », liste des pièces marché, ordre de Service n°1, additif, les éventuels annexes)

Vérification de la situation financière des entreprises :  

Lancement des enquêtes financières afin de vérifier la situation financière des entreprises désignées.

Organisation des signatures Marchés :

Lancement des procédures de validation par la chaîne opérationnelle puis mise en place de la signature par les parties (MOA, MOE, Entreprises) depuis une plateforme de signature électronique.

• Transmission des dossiers marchés signés aux opérationnels en charge de l’opération.
• Mise à jour du tableau de suivi de signatures marchés

 Assistanat / secrétariat
 

Vous aurez  pour missions d’assister le Directeur Technique, le Directeur Conception, le Directeur Etudes et l’ensemble de l’équipe Technique composée de Responsables Techniques Conception et Etudes. 

• ­­Centraliser les appels téléphoniques et prise de messages 
• ­Gestion et traitement du courrier entrant et sortant 
• ­Tenue des différents tableaux de suivi de l’équipe
• ­Tenue d’un tableau de bord des intervenants techniques 
• ­Gestion des commandes de fournitures de bureaux dans le respect du budget alloué
• ­ Gestion des agendas (prises de rendez-vous, organisation de réunions, réservation de salles, organisation des déplacements etc…) 
• ­ Gestion des contacts
• ­ Classement des dossierS
• Archivage 

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du relationnel et du travail en équipe. Vous faites preuve d’autonomie, de curiosité, de réactivité et d’organisation afin de gérer les urgences. Enfin, vous disposez d’un vif intérêt pour un poste polyvalent.

Une expérience d'assistanat technique au sein d'une équipe en immobilier résidentiel (connaissance VEFA) serait un plus.

À propos de Vinci Immobilier

VINCI Immobilier, filiale du groupe VINCI, a pour métier de créer, de réaliser des projets immobiliers et de concevoir les villes d'aujourd'hui et de demain.
Premier promoteur national à s'engager à atteindre le Zéro Artificialisation Nette (ZAN), et ce dès 2030, avec 20 ans d'avance sur les objectifs fixés par la loi Climat et Résilience, VINCI Immobilier intervient essentiellement dans des zones déjà urbanisées ou déjà artificialisées sur tout le territoire, dans les deux grands secteurs du marché : l'immobilier résidentiel (logements et résidences gérées) et l'immobilier d'entreprise (bureaux, hôtels, commerces), répondant ainsi à la demande conjuguée des investisseurs, institutionnels et des particuliers. Grâce à son offre multi-produits et son expertise dans la réalisation de grands projets complexes, VINCI Immobilier accompagne les collectivités locales pour la réalisation de leurs opérations d'aménagement et participe ainsi au développement des zones urbaines.

En nous rejoignant, vous intégrez une entreprise à taille humaine où les rapports humains et le travail en équipe se vivent dans une ambiance conviviale. Les 850 collaborateurs de VINCI Immobilier sont des hommes et des femmes passionnés, curieux qui partagent les mêmes valeurs d'exigence et de qualité.