Assistance Equipe de Marque - Axians F/H

Description de l'offre

L’équipe de Marque Axians (ABT), composée de 26 collaborateurs, est responsable de la gestion d’un réseau de 350 Business Units (BU) dans 40 pays, principalement en Europe. Nous organisons chaque année plus de 100 clubs internationaux, une dizaine d’événements internes et une dizaine d’événements externes (salons, congrès, etc.)

En tant qu'Assistante de l’Équipe de Marque, vous jouerez un rôle clé en apportant un soutien logistique et administratif essentiel à notre équipe. Vos principales responsabilités incluent :

Support logistique et administratif pour les événements :

·  Planification, suivi et relance des événements internes et externes organisés par l’équipe.
·  Organisation de la logistique pour les réunions, clubs et visites des Pôles et BU.
·  Gestion des repas et buffets pour les événements internes en Île-de-France (dont les réunions mensuelles de l’équipe).
·  Assistance logistique pour les événements externes (salons, congrès, etc.).

Support administratif et gestion des déplacements :

·  Gestion et suivi administratif des collaborateurs internationaux séjournant à l'Archipel.
·  Aide à la gestion du reporting et à l’utilisation des outils VINCI Energies, ainsi que la formation des équipes.
·  Suivi administratif des contrats de mission des collaborateurs détachés.
·  Saisie et suivi des frais de fonctionnement de l’équipe, ainsi que le contrôle des factures après validation des managers pour leur mise en validation dans l’outil Codex.
·  Aide au service financier pour le suivi des factures et des paiements aux entreprises.
·  Assistance aux managers lors de la clôture des comptes annuels.

Assistance opérationnelle :

·  Assistance pour l’organisation et la gestion des déplacements du Directeur de Marque.
·  Veille au respect des délais pour les événements et tâches planifiées annuellement.

Nous recherchons une personne dotée des compétences suivantes :

·  Expérience confirmée dans un rôle administratif ou transversal, idéalement dans un environnement international.
·  Organisation et rigueur.
·  Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et d’outils de gestion financière (Codex ou similaire).
·  Excellente gestion du temps et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
·  Bonnes capacités de communication et de relationnel avec les prestataires et les équipes internes.
·  Qualités personnelles :
·  Autonomie, sens du détail et réactivité.
·  Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
·  Maîtrise du français et de l'anglais, avec une troisième langue souhaitée (allemand, espagnol, portugais).

Why us?

Rejoindre l’équipe de Marque Axians (ABT) représente bien plus qu'un simple emploi : c'est une chance unique de participer à des projets d'envergure internationale, de travailler au sein d'une équipe collaborative et dynamique, et de développer des compétences précieuses dans un environnement stimulant. Si vous êtes passionné(e) par l'innovation, la gestion de projets et les échanges interculturels, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe !

Si vous avez une véritable passion pour l’organisation d'événements, que vous aimez évoluer dans un environnement international et dynamique, et que vous souhaitez contribuer au succès de l’équipe de Marque d'Axians, n’hésitez pas à postuler dès maintenant !

Entity

In a world undergoing constant change, VINCI Energies contributes to the environmental transition by helping bring about major trends in the digital landscape and energy sector. VINCI Energies' teams roll out technologies and integrate customised multi-technical solutions, from design to implementation, operation and maintenance. With their strong local roots and agile and innovative structure, VINCI Energies' 1,900 business units have positioned themselves at the heart of the energy choices of their customers, boosting the reliability, efficiency and sustainability of their infrastructure and processes. VINCI Energies strives for global performance, caring for the planet, useful to people and committed to local communities. 2022 : €16.7 billion // 90,000 employees // 1,900 Business Units // 57 countries www.vinci-energies.com