Assistant Responsable d'Affaires F/H F/H

Description de l'offre

Votre rôle sera d'assurer la gestion administrative des activités des Responsables d’Affaires dont vous aurez la charge, et d'assister l’équipe du Responsable d’Affaires dans son quotidien.

Pour cela, vos missions seront : 

·  Assurer la gestion administrative et la facturation des affaires  gestion, création d’affaires dans notre logiciel de Gestion (ouverture, saisie des budgets) ;
·  Rédiger et envoyer des courriers divers et recommandés (sécurité, remerciements, enquêtes, réponses courriers, mail, etc….) ;
·  Gérer les demandes d’agrément de sous-traitants, contrats de sous-traitants ;
·  Réaliser la facturation, les situations, le suivi des encaissements, la relance des impayés, l'établissement du DGD, le suivi des révisions de prix si nécessaire ;
·  Demander et gèrer les cautions bancaires ;
·  Rédiger les bordeaux d’envoi et réaliser l’envoi de documents tels que plans, DOE ;
·  Recevoir et orienter les communications téléphoniques et les visiteurs ;
·  Réceptionner le courrier de son Responsable d'Affaires, en assurer la diffusion, et rédiger les réponses à partir des indications fournies ;
·  Gérer à la demande de son Responsable d'Affaires : agenda, planning, organisation de réunion, manifestations, déplacements ;
·  Etablir des comptes rendus, créer des présentations, organiser et alimenter la bibliothèque interne, planifier des actions ;
·  Assurer le classement des documents nécessaires au bon fonctionnement du service et l’archivage ;
·  Saisir, envoyer des devis, des offres et des DPGF ;
·  Constituer les dossiers d’appels d’offres et les candidatures ;
·  Participer à la vie active de la société (sapin de Noël, cohésion, animations, etc.) ;
·  Proposer ses services au fonctionnement de l’équipe.

Vous êtes de nature organisée, méthodique et rigoureuse ? Votre esprit d'initiative, votre organisation, votre autonomie, votre disponibilité et votre sens du service sont essentiels à ce poste.

Vous aimez travailler en équipe ? 

Vous avez une forte expérience avec :

·  Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
·  Expérience sur un logiciel de Gestion (Codex/SAP serait un plus)
·  Les schémas de facturation des Affaires/Marchés (TVA, retenues, cautions, prorata, échéances, DGD)

Les ++ :

·  Expérience sur un logiciel d’établissement des devis
·  Expérience sur un logiciel d’établissement de commandes
·  Expérience sur plateformes documentaires (Administratif, GED)
Why us?

Filiale du groupe VINCI Energies, nous sommes spécialisés dans l’activité électrique tertiaire de conception et d’installations d’équipements électriques, de systèmes de communication et de sécurité. Nos expertises s’étendent selon les secteurs d’activités allant des ensembles immobiliers tertiaires, plateformes logistiques, aux logements, à l’hôtellerie et aux Ehpad.

Entity

In a world undergoing constant change, VINCI Energies contributes to the environmental transition by helping bring about major trends in the digital landscape and energy sector. VINCI Energies' teams roll out technologies and integrate customised multi-technical solutions, from design to implementation, operation and maintenance. With their strong local roots and agile and innovative structure, VINCI Energies' 1,900 business units have positioned themselves at the heart of the energy choices of their customers, boosting the reliability, efficiency and sustainability of their infrastructure and processes. VINCI Energies strives for global performance, caring for the planet, useful to people and committed to local communities. 2022 : €16.7 billion // 90,000 employees // 1,900 Business Units // 57 countries www.vinci-energies.com