Alternance - Assistant.e de direction - Septembre 2024

Description de l'offre

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Notre métier, protéger les personnes, les biens et les actifs.
Notre raison d’être, agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte.
Cela vous parle ? Alors venez rejoindre 149 000 futurs collègues qui s’engagent au quotidien auprès de nos 95 millions de clients dans 50 pays à travers le monde.

Votre environnement de travail

Le siège social du Groupe AXA (GIE AXA) regroupe nos activités corporate. Il assure le pilotage et le support des filiales dans le monde, afin de garantir notamment la coordination et le suivi de la stratégie globale d’AXA, l’application de ses standards, la cohérence des approches commerciales, et le partage des meilleures pratiques.

Le siège est composé d’environ 1000 employés et se distingue par sa forte culture internationale (45 nationalités), ce qui en fait un espace de travail riche et stimulant.

C’est autour de la diversité et de l’unité que se construit AXA, c’est pourquoi nous nous engageons à promouvoir le succès collectif par l’inclusion.

Au sein du Groupe AXA GIE, vous rejoindrez le département des Investissements du Groupe et de la Gestion Actif-Passif (Group Investments and ALM – « GIA »). Le GIA est l'équipe centrale d'AXA chargée des investissements et de la gestion actif-passif.

L'équipe travaille en étroite collaboration avec les équipes d'investissement mondiales d'AXA et les gestionnaires d'actifs de premier plan, y compris AXA IM, pour déployer des capitaux dans diverses classes d'actifs.

Supervisant 478 milliards d'euros d'actifs de l’actif général (au 31/12/2023), les équipes du GIA sont composées de professionnels expérimentés en investissements, en gestion actif-passif, ainsi qu’en data management. La responsabilité principale de GIA est de gérer le portefeuille d'investissements de l'entreprise. Cela implique de prendre des décisions d'investissement stratégiques pour optimiser les rendements tout en gérant les risques.

Le GIA supervise les investissements dans diverses classes d'actifs tels que les actions, les obligations, l'immobilier et les investissements alternatifs. Son objectif principal est de générer une valeur durable à long terme pour l'entreprise et ses parties prenantes. Une autre priorité clé est celui des investissements responsables, tels que le financement de la transition, la réduction de l'intensité carbone des portefeuilles, etc.

Le GIA est placé sous la direction du directeur des investissements du Groupe et est organisé en sous-équipes par classe d'actifs et/ou expertise.

La mission principale de l’Assistant(e) alternant(e) est d’apporter son aide à l’organisation des activités du GIA, en préparant et en accomplissant toutes les tâches nécessaires à l’exercice quotidien de sa mission. L’assistant(e) alternant(e) est amené(e) à accompagner les équipes et les managers. Ses missions ne sont donc pas limitatives.

Votre poste et vos missions au quotidien :

L’Assistant(e) alternant(e) exerce tout ou partie des activités principales suivantes :

• Gérer l’agenda et organiser l’emploi du temps,
• Organiser et planifier des réunions, rendez-vous, déplacements…
• Gérer les tâches administrative (congés, notes de frais, comptabilité…),
• Gérer les aspects logistiques du service (commande matériel informatique…)
• Effectuer toute mission à la demande de votre hiérarchie, compatible avec votre fonction.
• Planifier et réserver les salles de réunions pour l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.
• Organiser les arrivées et départs du personnel ainsi que les demandes de matériel/logiciel.
• S’assurer de la mise à jour de fichiers des effectifs ainsi que des organigrammes.
• Participer à l’organisation d’événements internes tel que, séminaires, Town hall, déjeuners d’équipe.
• Faciliter la communication et la coordination entre les différents services.

Profil recherché

Qualifications :

Compétences techniques et professionnelles requises, niveau d'expérience :

·  Maîtrise des outils bureautiques :
·  Connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
·  Gestion de l'agenda et des plannings :
·  Compétence dans la planification et l'organisation des calendriers électroniques.
·  Maîtrise des outils de planification de réunions et visioconférences (ex. Microsoft Teams).
·  Rédaction et communication écrite :
·  Maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe.
·  Utilisation des outils de communication :
·  Maîtrise des systèmes de téléphonie, de messagerie électronique et de gestion des courriers.
·  Compétence dans l'utilisation des plateformes de communication interne (ex. Microsoft Teams).
·  Compétences en gestion de voyages :
·  Connaissance des outils de réservation de voyages et de gestion des itinéraires.
·  Capacité à organiser des déplacements professionnels.
·  Compétences linguistiques :
·  Anglais courant.

Compétences non-techniques :

·  Communication interpersonnelle :
·  Excellentes compétences en communication orale et écrite.
·  Capacité à interagir de manière professionnelle avec des collègues, des clients et des partenaires externes.
·  Compétences organisationnelles :
·  Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser efficacement.
·  Grande attention aux détails et aptitude à suivre des procédures rigoureuses.
·  Discrétion et confidentialité :
·  Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion et intégrité.
·  Respect strict des politiques de confidentialité de l'entreprise.
·  Compétences en résolution de problèmes :
·  Aptitude à identifier et à résoudre rapidement les problèmes administratifs.
·  Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions pratiques.
·  Adaptabilité et flexibilité :
·  Capacité à s'adapter à des environnements de travail dynamiques et changeants.
·  Flexibilité pour répondre aux besoins et aux priorités changeantes des managers.
·  Compétences en gestion du stress :
·  Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais.
·  Aptitude à rester calme et professionnel dans des situations stressantes.
·  Compétences relationnelles et d'équipe :
·  Capacité à travailler de manière collaborative avec différents services et équipes.
·  Excellentes compétences en relation client pour maintenir de bonnes relations avec les parties prenantes.
·  Proactivité et sens de l’initiative :
·  Capacité à anticiper les besoins des managers et à prendre des initiatives.
·  Esprit d’initiative pour améliorer les processus et les pratiques administratives.