Assistant(e) de Direction – Direction Générale STA/CDD 1 an (F/H)

Description de l'offre

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Au sein de la direction générale, composée de l’assistante du CEO, du directeur de cabinet et du directeur général d’AXA France, l’assistant (e) aura pour rôle d’assister quotidiennement l’assistante du CEO.

Elle aura également en charge des missions qui lui seront dédiées :

-          Un volet administratif, saisie des cartes de visites, mise à jour des contact outlook, mise à jour des listes de diffusion, accueil des visiteurs, reconfirmer les rdv pris, réserver les places de parking,

-          Organiser les déplacements du CEO et de son chef de cabinet, sur l’outil my travel AXA. Programmer les transferts, gérer les imprévus liés à des grèves, des annulations ou des ajustements d’agenda. Rentrer l’agenda dans l’outlook.

-          Animer le pool d’assistantes de direction d’AXA France : organiser des conférences thématiques, mettre à jour les informations mises à disposition sur le teams des assistantes, organiser un séminaire annuel, être la référente pour toutes les communications à destination des assistantes.

-          Traiter les lettres de réclamations en les transférant au service dédié, assuré un suivi, un classement.

-          Traiter les factures qui arrivent au sein de la direction et assurer un suivi

-          Gérer les abonnements (presse, cotisations) – régler les problèmes liés aux accès aux abonnements.

-          Déclarer les cadeaux reçus dans l’outil mis à disposition chez AXA France et déclarer les cadeaux offerts par le CEO

-          Organiser les déjeuners, diners, petits déjeuners et suivre les étapes des réservations des salons, suivi des devis, 

-          Evènementiel : Organiser des forums, les déjeuners du forum, les séminaires du comex, et les déjeuners du comex avec invité.

-          Participer à la vie d’équipe : être force de proposition dans les activités et évènements. Veiller aux divers besoins, faciliter les demandes d’aides diverses, créer de la confiance, gérer les demandes logistiques, fournitures… Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.

-          Evènementiel : participer à l’organisation des forums et séminaires comex, organisation des réunions internes et externes, de déjeuners mensuels pour le comex supervision des plannings de réunions, les déjeuners du forum avec le CEO d’AXA France

Profil recherché

Qualifications :

Compétences métier :

· Qualités rédactionnelles

· Agilité dans la compréhension des outils

· Rigueur organisationnelle

· Priorisation des tâches

Compétences relationnelles

· Savoir présenter clairement ses actions

· Capacité à communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique

· Orientation résultats

· Votre capacité d'écoute et aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux sont de véritables atouts.

· Être capable de synthétiser un grand nombre d’informations complexes

· Capacité à mener plusieurs problèmes en parallèle et à organiser ses priorités

· Sens du travail en équipe

Compétences Linguistiques :

Anglais intermédiaire