Assistant(e) de direction (H/F)

Description de l'offre

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1/ Agenda :
Veiller à l’optimisation et la bonne gestion du calendrier des Directeurs de la Direction Sécurité Et Protection Des Données et de la Direction Conformité & Ops. Reglement.
Gérer les demandes des équipes relatives à l’organisation des comités, réunions transverses AXA France et avec le Groupe, et les rendez-vous avec des interlocuteurs externes.
Gérer l’organisation des voyages professionnels sur sollicitation des collaborateurs via l’outil my travel AXA.

2/ Animation de l’équipe :
Les assistantes du Secrétariat Général sont affectées à des directeurs mais fonctionnent en pool pour pouvoir notamment :
Assurer la présence sur site d’au moins une assistante du lundi au jeudi et le vendredi si nécessaire
Assurer le back-up des unes et des autres en cas de congés ou d’absence
Mutualiser les tâches communes (notamment, commande de fournitures, organisation des évènements du Secrétariat Général)

Participer à la vie d’équipe des directions de son périmètre : être force de proposition dans les activités et l’organisation des plénières, prendre en charge le volet logistique des événements.
Contribuer à l’organisation logistique, à la préparation et à l’animation sur place des évènements du Secrétariat Général : plénières SG, CODIR, Codir élargi, petits déjeuners, afterwork, actions AXA Atout Cœur, etc…
Gérer les besoins logistiques des équipes (IT, locaux, maintien du stock de fournitures…)
Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.

3/Facturation :
Gestion des voyages professionnels : veiller au timing du booking

4/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des entrées sorties de collaborateurs (internes et prestataires) des directions de son périmètre :
Tenir à jour le ROI pour les collaborateurs internes, créer les prestataires dans le ROI et tenir à jour les informations les concernant – notamment la date de fin de mission – en lien avec les managers concernés.
Réaliser les demandes d’implantation et de casier via l’outil Archibus
Gérer les habilitations des nouveaux arrivants, et réaliser les campagnes de re-certification annuelles sous la coordination de la DT2.
Contribuer à l’actualisation régulière du booklet de la direction du SG pour les directions de son périmètre, selon les différents mouvements avec l’appui des autres assistantes de direction ou autres référents des Directions en lien avec Graphic Place.

Profil recherché

Qualifications :

Compétences métier :

·  Rigueur organisationnelle
·  Priorisation des tâches
·  Qualités rédactionnelles
·  Maitrise des outils de travail collaboratif Microsoft365 Compétences relationnelles :

·  Souplesse et flexibilité
·  Sens du travail en équipe
·  Capacité de collaboration avec les autres assistantes, et avec l’équipe Transformation, Performance et Engagement
·  Être orienté solution / résultat
·  Être capable de synthétiser un grand nombre d’informations complexes
·  Capacité à mener plusieurs problèmes en parallèle et à organiser ses priorités
·  Capacité à communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique
·  Votre capacité d'écoute et aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux sont de véritables atouts. Compétences Linguistiques :

·  Anglais intermédiaire