Middle Office Administrator

Description de l'offre

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DIMENSIONS OF ROLE
Fournir un support organisationnel et opérationnel pour les activités Réseau afin de contribuer à la réalisation des objectifs Réseau de l’entreprise.

KEY RESPONSIBILITIES
Responsabilité finale 1 : Etre le point de contact externe (partenaires, prestataires) et interne (finances, remboursement, opérations, juridique, etc.)
Objectif : Pouvoir centraliser et traiter les demandes des prestataires/partenaires.

1. Coordonner ces demandes et en organiser le suivi
2. Etre le point de contact téléphonique pour les prestataires/partenaires
3. Traiter les demandes du client interne ou externe et apporter une réponse dans les meilleurs délais
4. Mettre en forme et préparer des éléments de réponse
5. Faire suivre les demandes plus complexes aux équipes concernées. Collecter les propositions et si nécessaire consulter les collègues du département Network et/ou le management du département concerné.
6. Rassembler la documentation nécessaire pour permettre au département Network d’analyser et d’apporter une réponse à une demande de modification du réseau impliquant la gestion des dossiers.

Responsabilité finale 2 : Support pour l’administration du Département Réseau
Objectif : Structurer et organiser la documentation du Département Réseau

1. Gestion de la documentation par prestataire (conventions signées, échanges de mails importants pour l’historique, modification des conventions, avenants, procédures, etc.)
2. Structurer et organiser la documentation et la correspondance du département Réseau
3. Gérer l’organisation, l’agenda et les PV des Network Meetings
4. Sauvegarder et demander les accords spécifiques « go/no go » du Manager dans le délai prévu
5. Préparer et gérer les Template contrats/conventions standards Réseau sur base de l’existant
6. Créer, adapter et mettre à jour la fiche descriptive prestataire dans la BD/Concerto,ePro
7. Saisir les conventions/contrats dans l’outil informatique (Excel, CTO, ePro, …)
8. Contrôler les prestations accordées et facturées
9. Détecter les fraudes, les erreurs, le non-respect des procédures et en faire le reporting
10. Suivre les contrôles internes et reportings (exemples, changements de compte bancaires )
11. Editer les statistiques afin de monitorer les prestataires agréés
12. Suivre et gérer les plaintes en frontline
13. Point de contact Ops/qualité pour les dossiers urgents concernant un provider
14. Gestion Onea (factures manuelles, validation et rejet des factures non conformes ou tarifs non conformes)

Responsabilité finale 3 : Procurement & Outsourcing
Objectif : Support administratif

1. Enregistrement des contrats existants et des nouveaux contrats dans Contract-In pour ensuite validation par Procurement AP BE
2. Suivi des échéances des contrats Procurement & Outsourcing
3. Gestion de l’agenda et suivi Outsourcing Meeting.

Responsabilité finale 4 : Mettre à jour les bases de données
Objectif : Suivre et corriger les bases de données. Mettre les informations mises à jour à disposition des départements Finance et Opérations

1. Analyser les bases de données des partenaires et les comparer aux bases de données du département
2. Gestion des networks de garages agréés des partenaires en Cto & ePro
3. Gestion du network des providers Rami en CTO & ePro

Profil recherché

Qualifications :

SKILLS

·  Bachelor
·  3 à 5 années d’expérience
·  Connaissance de base des contrats de l’assurance et de l’assistance
·  Maîtrise de Word, Excel et Powerpoint
·  Connaissance de Concerto est un plus
·  Bilingue FR/NL
·  Orienté client
·  Bonne communication orale et écrite
·  Planification et organisation
·  Empathie
·  Capacité d’écoute
·  Esprit d’équipe