Adjoint administratif – comptabilité plateforme médico-logisitique - h/f

Description de l'offre

Intitulé du poste




Adjoint administratif – comptabilité GAPM




Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)




Peuvent postuler : CDI ou statut de titulaire de la FPH (C) ; Détachement; Mutation




Famille / Spécialité professionnelle / Métier




Famille : MANAGEMENT, GESTION ET AIDE A LA DECISION / Sous-famille : Finances, comptabilité / Code métier : 45I80




Unité Fonctionnelle



Pôle




Administration



GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées




Localisation du poste de travail




PLATEFORME MEDICO-LOGISTIQUE – 1820 chemin de la Madeleine – MONTREDON

11010 CARCASSONNE




Lieux d'intervention




PLATEFORME MEDICO-LOGISTIQUE – Bureau localisé au 1er étage Administration/Direction. Déplacements possibles sur les sites des établissements membres du GCS.




Présentation du service d'affectation




GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées

 Le Groupement Audois de Prestations Mutualisées (GAPM) est un Groupement de Coopération Sanitaire, de droit public.

Il assure des prestations intellectuelles et matérielles logistiques (ravitaillement en produits hôteliers, confection de repas, traitement du linge…) et pharmaceutiques (médicaments, dispositifs médicaux) pour une trentaine d'établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux du département de l'Aude (pour l'essentiel).

Le chiffre d'affaire annuel s'élève en moyenne à 42M€.

 Nés d'un choix de coopération de plusieurs établissements de santé de l'Aude, situés à proximité de Centre Hospitalier de Carcassonne, nous sommes une structure publique locale à taille humaine regroupant une centaine d'agents professionnels dont les missions portent sur gestion des activités médico-logistiques pour le compte de nos membres.

Nos activités

Pharmacie - Restauration -  Blanchisserie -  Magasin alimentaire et hôtelier -  Transport

Nos valeurs

Service public de territoire, Professionnalisme et Humanisme




Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste




Placé sous l'autorité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier et du Directeur Général de la structure,  sera amené à intervenir dans le processus comptable du GCS GAPM, de l'émission des commandes jusqu'au mandatement, dans le cadre d'un contrôle budgétaire et comptable et des marchés publics.

Il devra assurer un suivi de l'avancement du mandatement des factures clients et fournisseurs, et sera en charge de la gestion des litiges au sein d'une équipe, en lien avec le responsable financier.

Il devra également assurer lui-même, de façon autonome, l'enregistrement comptable et le mandatement d'une part des factures fournisseurs et des factures de frais généraux.

Participera à la préparation et au traitement des tâches nécessaires à la déclaration mensuelle de TVA.

Il sera également amené à participer plus ponctuellement au suivi budgétaire et à des missions plus large d'analyse de gestion, dans un mode de gestion de projets participatif étendu à l'équipe comptable.




Missions principales




Objectifs principaux du poste notamment :

- Garantir la qualité du processus comptable, piloter la gestion des ressources financières dans ses domaines d'attribution et participer activement à la bonne dynamique du GCS GAPM.




Objectifs institutionnels :

- Proposer des actions d'optimisation du fonctionnement dans son domaine d'activité

- S'inscrire dans la politique de développement socioéconomique du GAPM

- Être force de proposition pour le bon fonctionnement et la promotion des activités du GAPM avec les études et éclairages financiers correspondants.

- Apporter un appui dans l'organisation de la réservation des salles de réunion, coordonner et assurer l'accueil des participants

·         Emission des bons de commande pour le Process Service Technique et Maintenance et en cas de besoin urgent pour les autres Process

·         Participation au Process Facturation Client (binôme avec sa collègue en charge de la facturation)

·         Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours et vérification du service fait

·         Vérification des prix marché.

·         Identification et gestion des litiges

·         Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget) et liquidation et mandatement des factures (informatique)

·         Transmission des bordereaux de mandats signés à la trésorerie et vérification de la concordance des états comptables entre la trésorerie et l'établissement

·         Traitement des demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes)

·         Classement et archivage (papier ou numérique) des pièces comptables








Liaisons fonctionnelles




·         Agent comptable

·         Responsables process

·         Les représentants des établissements membres

·         Les fournisseurs et prestataires

·         Relations internes et externes




Liens hiérarchiques




·         Responsable Administratif et Financier

·         Directeur Général du GAPM




QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES




 



Intitulé



Niveau recherché




 



 



S



A



M



E




CONNAISSANCES



Animation d'équipe et organisation du travail



 



 



x



x









Comptabilité générale et budgétaire



 



 



x



x









Droit des marchés publics



 



x



x



 









Contrôle et auto-évaluation : analyser et relever les erreurs de facturation et de mandatement 



 



 



x



x









Dématérialisation Expérience ou qualification comptable



 



x



x



 









Maîtrise des outils bureautiques et logiciel dédié à la gestion comptable.



 



 



x



x




SAVOIR FAIRE



Savoir organiser et suivre le travail de l'équipe chargé des liquidation / mandatement des factures



 



 



x



x









Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence



 



 



x



x









Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité



 



 



x



x









Informer régulièrement le responsable direct



 



 



x



x




SAVOIR ETRE



Organisation, rigueur et méthode



 



 



x



x









Sens de l'initiative et des priorisations dans le travail, autonomie et adaptabilité



 



 



x



x









Goût pour le travail d'équipe



 



 



x



x










S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise




Profil




Pré requis obligatoires :

Compétences comptables, budgétaires, et organisationnelles








Conditions d'exercice




Rythme de travail :

9h-16h40 et nécessités de service

Exigences physiques :

Environnement de travail : bureau indépendant, moyens informatiques, téléphoniques et bureautiques, véhicule de service en cas de déplacements professionnels

Exigences relationnelles :

- travail en groupe 

- gestion des communications / situations difficiles 

Autres :

- télétravail 

Logiciels utilisés :

 

 

Autres renseignements



 



Visa de l'autorité hiérarchique




 

 

 

 

 








 




 

 

Contacts




Service demandeur



Gestionnaire

A rédiger par le service assurant la gestion du dossier du futur titulaire du poste




Nom




Fonction




Tél




Adresse mail






Mr Georges Saint-Jevin

 

Directeur du GCS GAPM

Plateforme Médico Logistique

04 34 87 76 41

 

direction.pml@pml.gapm.fr



Nom




Fonction







Tél




Adresse mail






Mme Emmanuelle Prot

 

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

 

04 68 24 20 36

 

secr.drh@ch-carcassonne.fr

Profil recherché

Pré requis obligatoires :

Compétences comptables, budgétaires, et organisationnelles

À propos de Centre Hospitalier De Carcassonne

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d'un large panel d'expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d'un plateau technique d'excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.




Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L'agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l'incendie et à l'évacuation en place dans l'établissement et être en capacité de :

→ connaître :

les règles de prévention face au risque d'incendie,
le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d'un départ de feu, à l'aide de la fiche réflexe qu'il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l'emplacement de :

la coupure d'urgence de l'électricité,
la coupure d'urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d'incendie dans son service ou dans un service voisin.




2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d'accorder de l'importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L'hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d'optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)




N'hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d'environnement et de développement durable via l'adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr