Responsable administratif des résidences et accueil de jour - h/f

Description de l'offre

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes  Saint-Cloud et Sèvres (92).

Missions :

Facturation des séjours

Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
En remplacement d'un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques
Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l'APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
Facturation mensuelle de l'APA pour le département 92 (sans émission de titre)
Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
En remplacement d'un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
Clôture de l'exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
Réalisation d'effacement comptable sur demande du TP
Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l'appui des dépôts dans Chorus
Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l'ASH
Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l'APA

Régies d'avances et de recettes pour les résidences et accueil de jour (régisseur principal des 2 sites)

Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
Vente de tickets repas et suivi

Gestion de l'équipe

Plannings de l'équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l'accueil de jour
Management et formation de l'équipe administrative
Organisation du travail administratif incluant l'élaboration et la mise en œuvre des procédures

Communication

Envoi des mails institutionnels d'informations aux familles y compris PJ
CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
Participations aux réunions de service, aux COPIL

Démarche qualité

Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles

En remplacement des adjoints - Accueil physique, téléphonique, courrier et courriel de la Résidence

Information du public sur les conditions d'admission et de fonctionnement de la Résidence
Ouverture du portail visiteurs
Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l'interlocuteur concerné.
Réponse aux appels sur l'ensemble des Résidences
Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
Visites de l'établissement

En remplacement des adjoints Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents tout au long de leur séjour

Réponse aux demandes d'admission et instruction des dossiers
Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
Suivi des admissions, gestion de la file d'attente et du taux d'occupation de la Résidence
Suivi de l'occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
Suivi des mouvements dans Resid'ehpad et Cert'DC
Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
Gestion administrative des successions
Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d'archives.

En remplacement des adjoints Secrétariat de la Résidence

Gestion des panneaux d'information et mises à jour
Commandes de papeterie pour l'administration du site
Gestion du relevé de suggestions
Envoi des courriers de projet d'accompagnement personnalisé
Diverses tâches administratives

En remplacement des adjoints Hôtellerie

Réception du linge à marquer et préparation pour envoi au prestataire
Renseignement du logiciel linge
Silverdo : intégration des menus, gestion des cartes postales en l'absence de l'animateur
Demandes d'interventions techniques (logiciel Asset +)
Envoi aux familles et tuteurs des besoins en produits d'hygiène et vêtements des résidents

Contrat : CDI

Lieu de travail : Saint-Cloud et Sèvres

Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, solution de covoiturage KAROS, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

Le CH4V s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Profil recherché

Bac + 5
Accueil du public 
Connaissance globale du fonctionnement d'un EHPAD
Maîtrise des outils bureautiques
Disponibilité, sens de l'écoute
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, et discrétion
Qualités relationnelles​

À propos de CENTRE HOSPITALIER DES QUATRE VILLES

Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d'Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.

Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d'hospitalisation complète et places d'hôpital de jour (soins ambulatoires).