Correspondant rh - h/f

Description de l'offre

Votre mission sera d'assurer une partie du secrétariat de direction et d'assurer des missions RH.

Votre activité sera répartie comme suit:

Secrétariat de direction (60%)

Organisation administrative des activités de direction

1.   Organisation des dossiers en coordination avec l'assistante de direction basée au siège de Pantin et coconstruction des modalités de collaboration : proposition ou suggestion de modalités de transmission et de tenue des dossiers, de modalités d'organisation (classement d'ensemble et organisation quotidienne), d'amélioration régulière du système, construction de la coopération

2.   Organisation et gestion quotidiennes du classement et de l'archivage des dossiers, numériques et papier, gestion de documents numériques en très grand nombre en lien avec tous les dossiers en cours, rendez-vous et réunions

3.   Organisation des déplacements des membres de la direction : transport, hébergement, vérification des réservations, constitution et mise à disposition d'un dossier

4.   Gestion de l'agenda

5.   Gestion et traitement d'information et de documents confidentiels

6.   Gestion des parapheurs : relecture des parapheurs destinés au directeur ou au cabinet du président, enregistrement, contrôle des corrections demandées aux services et des destinataires pour information




Organisation et planification de Réunions

1.    Organisation de réunions externes : collectivités, partenaires, réunions de territoires, réseaux professionnels, ETS

2.    Gestion de calendriers, établissement de la liste des participants, invitation, préparation de fonds de dossiers (incluant la proposition de contenus à l'équipe de direction)

3.    Organisation de déjeuners

4.    Appui aux services dans le montage de réunions ou rendez-vous à dimension stratégique avec les collectivités et les partenaires institutionnels




Contribution à l'organisation de réunions et séminaires internes (structure ou inter-structures, séminaires nationaux, universités d'été…)

1.    Consolidation d'éléments d'ordre du jour proposés par la direction et les services

2.    Gestion des invitations, préparation de fonds de dossiers, proposition de contenus, recueil des documents auprès des services et organisation du dossier final

3.    Rédaction et diffusion de comptes rendus

4.    Gestion logistique courante : recherche de lieux, gestion de devis, réservation de salles, repas, matériels divers, constitution de fonds documentaires…

5.    Gestion d'éléments particuliers de logistique, par ex. séminaires inter-structures (gestion d'inscriptions, transports, hébergement, restauration, gestion de la logistique d'arrivée et de départ des participant.e.s, anticipation parkings, gestion d'événementiels pour le soir, etc.)

6.    Contribution à la recherche et à l'alimentation en informations nécessaires à la production des supports de communication ou de travail

7.    Construction de diaporamas, assemblages, amélioration de supports existants, mise en forme de documents…

8.    Gestion des bons de commande et suivi des factures

9.    Contribution à la mise en place et à l'accueil lors des séminaires




Activités relationnelles

1.     Accueil physique et téléphonique

2.     Contribution au quotidien à la fluidité de l'activité de la structure/direction et à la facilitation des relations internes entre la direction, les services, les agents ainsi qu'entre structure et services centraux

3.     Contribution à la facilitation des partenariats institutionnels : régions, universités…

4.     Participation à des groupes de travail internes, à des groupes projets (ex. : outils de suivi, réorganisation de circuits…)

Secrétariat des membres de la direction présents sur le site de Montigny-le-Bretonneux

Correspondante RH (40 %)

-     Gestion des absences et présences : congés, grève, arrêts de maladie, activité syndicale

-     Suivi des temps partiels

-     Réception, diffusion, et suivi des décisions et arrêtés de toutes nature ;

-     Gestion et mise à jour des dossiers du personnel

-     Alerte de la hiérarchie sur les difficultés de toute nature que les personnels permanents peuvent rencontrer dans l'accomplissement de leurs fonctions.

-     Participation au Réseau des correspondants RH

-     Dossier des CREP et de Carrière




Dossiers partagés avec la binôme

-     Mutuelle

-     SFT

-     Télétravail

-     Badges

- Visites médicales

Profil recherché

Poste ouvert uniquement aux contractuels (CDD)

Le service missions temporaires du CIG Grande Couronne se charge de la sélection des candidats.

À propos de CIG Grande Couronne

Travailler au CIG Grande Couronne, c'est être au cœur des collectivités territoriales, riches de plus de 250 métiers différents.

Le CIG Grande Couronne propose une offre complète de missions d'expertise au profit des collectivités territoriales, principalement dans le domaine de la gestion des ressources humaines. A ce titre, il accompagne au quotidien plus de 1 000 collectivités et suit les carrières de près de 45 000 fonctionnaires territoriaux. Centre de Gestion Interdépartemental, le CIG est au service des collectivités des Yvelines, de l'Essonne et du Val d'Oise. Le rejoindre, c'est donc travailler au cœur des collectivités territoriales, riches de plus de 250 métiers différents. C'est aussi choisir un employeur responsable qui détient des valeurs fondamentales : exigence, engagement, convivialité, innovation… et qui valorise le travail pluridisciplinaire. Et si vous faisiez ce choix pour votre carrière ?