Responsable du bureau du suivi financier - h/f

Description de l'offre

MISSIONS :

Concevoir et mettre en œuvre les procédures nécessaires facilitant la gestion des moyens financiers de la vice-Présidence aux Etudes, soit la construction et le suivi de l'exécution budgétaire des crédits des 12 départements de formation, en lien avec les directeurs de département.

Encadrer, animer et coordonner une équipe de 4 agents localisés sur deux sites.

Coordonner et suivre l'exécution des budgets des trois autres services administratifs de la Vice-Présidence aux Etudes, en lien avec les responsables de service et la chaîne hiérarchique : admission-concours, vie étudiante-alumni, études-scolarité.

ACTIVITES :

Activités principales

Elaborer le budget initial et le budget rectificatif de la vice-Présidence aux Etudes (3 services administratifs et 12 départements de formation) en fonctionnement, investissement et vacations administratives/enseignements
Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en dépenses et en recettes
Veiller à la conformité et à la lisibilité des opérations traitées dans la chaîne de la dépense
Contrôler l'application des règles et procédures administratives
Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Encadrer, animer et organiser le travail d'une équipe
Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
Suivre les heures complémentaires, les échanges de service, les décharges statutaires, les délégations
Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports)
Assurer le suivi des conventions financières et des conventions de services
Concevoir et actualiser les outils d'analyse et de suivi quantitatifs et qualitatifs
Mettre en place des actions de communication en interne et en externe


Activités secondaires

Assurer la veille juridique et diffuser l'information administrative, financière ou comptable (évolution législative et ses conséquences)
Consigner les procédures applicables
Tenir une règle d'avances et de recettes

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l'environnement professionnel

Réglementation en matière financière (plan comptable, réglementation des marchés publics, réglementation des missions ...)
Connaissances budgétaires générales, finances publiques, méthodes d'allocation budgétaire, techniques d'achat
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Objectifs et projets de l'établissement
Méthodologie de conduite de projet
Connaissances générales en ressources humaines
Systèmes d'informations budgétaires et comptables
Réglementation concernant le recrutement des enseignants vacataires

 Savoir-faire opérationnels

Elaborer un budget
Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision
Encadrer / Animer une équipe
Savoir animer, impulser, proposer, diriger
Déléguer et évaluer
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Mettre en œuvre les procédures
Exécuter la dépense et la recette
Concevoir des tableaux de bord
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Élaborer des éléments de langage
Analyser et/ou rédiger les conventions

Savoir Être

Savoir rendre-compte
Sens relationnel
Sens de l'initiative
Sens de l'organisation
Adaptation et conduite du changement
Rigueur /fiabilité
Réactivité
Capacité de raisonnement analytique
Capacité prospective
Disponibilité
Discrétion professionnelle

À propos de Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

La Vice-Présidence aux Etudes pilote les activités relatives au suivi des formations et de la scolarité des étudiants, du recrutement à la diplomation, en passant par la vie étudiante et le suivi financier. Elle se compose de 48 agents.

Le bureau du suivi financier est l'un de 4 services relevant de la Vice-Présidence aux Etudes de l'ENS de Lyon. Le bureau est composé de 5 personnes réparties sur 2 sites : 3 sur Monod (dont le responsable) et 2 sur Descartes.

Relation hiérarchique

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable des services de la Vice-Présidence aux Etudes

Relations fonctionnelles

Départements de formations, services de la Vice-Présidence aux Etudes, Direction des affaires financières, Direction de la comptabilité, Direction des ressources humaines