Adjoint administratif - secrétaire médicale 91i05 - h/f

Description de l'offre

Localisation

Centre Médico-Psychologique 91I05 – 15 allée de la Butte 91240 SAINT-MICHEL-SUR-ORGE

Horaires du Secrétariat en accord avec l'équipe

Du lundi au jeudi : de 9h30 à 17h30 et le Vendredi : de 9h30 à 15h30

Missions principales 

Gestion administrative

Assurer le Secrétariat du médecin responsable de l'UF et le secrétariat de l'équipe,
Créer les dossiers patients informatisés sur CPage, Cariatides et dossiers papiers.
Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence et les agendas des médecins et autres membres de l'équipe.
Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l'U.F. et de l'équipe
Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes
Planifier les réunions de synthèse
Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage)
Gestion des commandes nécessaires (matériels de bureau, produits d'entretien, etc. ..)

Suivi de l'activité de la structure

Apporter aux médecins consultants de l'UF et aux cadres les éléments de gestion demandés. 
Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l'équipe.
Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente.
Participation, durant les vacances scolaires, à une permanence de Secrétariat I 05. Vois avec la Coordinatrice Encadrante des secrétaires, le médecin responsable du CMP et le Cadre de santé du CMP

Coordination du service et de l'équipe

Coordination avec le Médecin Responsable du C.M.P.
Assister le cadre dans la coordination de l'équipe, en lien avec le médecin responsable de l'UF
Lien avec la Coordinatrice des secrétaires du 91 I 05.
Assurer le lien avec les différents services administratifs de l'Etablissement BARTHELEMY-DURAND et également au sein du 91 I 05.
Utiliser le cahier de liaison et utiliser le mail à l'adresse de l'équipe du CMP pour transmettre des informations auprès de l'équipe pluridisciplinaire ou vice-versa
Participer aux réunions.

Accueil des familles

Prise en notes de la demande initiale pédopsychiatrique des parents,
Accueillir les enfants, les parents, les partenaires sociaux…
Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l'existence d'autres structures, ex : CMPP, MDS, ...)
Apporter un soutien moral à ces familles lorsque l'équipe ne peut répondre dans l'immédiat,
Participer à la bonne marche de la Salle d'Accueil.

Profil recherché

Compétences requises :

Savoir respecter la confidentialité et le secret médical des informations traitées
Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
Connaître les outils Word, Excel, Outlook, logiciel Cariatides, Cpage, Dimomaint et Clarilog, Octime Employés,
Connaître les techniques du secrétariat. Connaître la sténographie ou la prise de notes rapide
Savoir s'intégrer dans une équipe
Savoir s'adapter à des partenaires variés
Savoir communiquer avec un public hétéroclite
Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
Savoir s'organiser, prendre des initiatives
Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
Connaître le vocabulaire médical est un plus.
Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, et à l'écoute
Participer aux formations nécessaires à l'évolution du poste (informatique, accueil, communication)
Connaissance des pathologies rencontrées au C.M.P. Infanto Juvénile




A noter : le chef de service peut faire évoluer la fiche de poste.

À propos de ETS PUBLIC DE SANTE BARTHELEMY DURAND

Hôpital de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, l'Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand compte 1600 professionnels et couvre 84% de l'Essonne. Il prodigue une offre de soins diversifiée s'adressant à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, détection précoce de la maladie chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées... A côté de ses trois sites d'hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Etampes), la prise en charge est ambulatoire à 80%, avec 70 points d'accès (consultations, hôpitaux de jour...).

A noter que l'établissement se distingue par les excellents résultats de la certification HAS V2020, à l'occasion de laquelle il a été certifié avec la mention la plus élevée « haute qualité des soins ».

Pour plus d'information : http://www.eps-etampes.fr

Relations hiérarchiques

Médecin Chef responsable du service I 05 : Mme le Docteur CHARBONNEAU-MARZO
Médecin Responsable du CMP de Saint Michel : Mme le Docteur AZAMBRE

 Relations fonctionnelles  

La coordinatrice encadrante des secrétaires et les secrétaires du secteur 91 I 05
Cadre de santé responsable de l'unité fonctionnelle,
Les services administratifs et techniques de l'Etablissement,
Les structures médicales et sociales du Département de l'Essonne
Les familles,