SECRETAIRE TECHNIQUE DE DIRECTION (H/F)

Description de l'offre

FORCE INTERIM recherche pour un de ses clients une Assistante Technique de Direction (H/F), sur Opio.

Vous serez attaché au Directeur de la société et vous devrez êtres en étroite collaboration avec le service comptable et le service RH.

Vos missions seront les suivantes :

• accueil téléphonique et gestion de la boîte mail


• Secrétariat : rédaction de correspondance avec les clients, échanges concernant les travaux et entretiens réalisés dans les propriétés;  courriers divers; connexion à diverses plateformes pour le dépôt des attestations de vigilance, d’assurance et de déclaration de salariés étrangers; préparation des dossiers d’appel d’offre de marchés publics; élaboration de diverses matrices de travail; suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchèterie; affranchissement, archivage et classement


• Fournisseurs : retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne; réservation du matériel en location; demandes et recherches pour intervention de travaux en sous-traitance; entrées des stocks en l’absence du service gestion, vérification de la cohérence des stocks NOVA et des stocks chantiers pour clôture reporting (1 fois par mois).


• Clients : élaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest (ou sous format Excel suivant les besoins) par retranscription des DQE (descriptif quantitatif estimatif),envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc …); préparation des plannings d’intervention des tontes et des entretiens de piscine mensuels; saisie des heures effectuées par le personnel dans des fichier excel, établissement des comptes-rendus des réunions mensuelles destinées aux clients.


• Facturation : éditions des factures clients, impression en version « provisoire » des situations de travaux à l’avancement pour quantification du pourcentage réalisé des postes des devis, transfert des « Relevés de travaux » valorisés en facturation « provisoire », enregistrement et édition des factures « définitives », contrôle de l’encours client et préparation des situations financières des clients, envoi aux clients par courriel ou par voie postale des factures et situation financières, dépôt en ligne des factures établies pour certains clients sur le site dédié, dépôt en ligne des factures de marchés publics sur le site dédié.


• Règlement client : suivi des paiements clients (copie des virements et chèques clients), suivi de l’encours clients en relation avec le service comptabilité, envoi de courriers de relance aux clients, constitution de dossiers contentieux si nécessaire.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un diplôme de gestion et avez une forte expérience dans un poste similaire.

Vous maitrisez le logiciel Batigest, Excel et vous parlez couramment anglais.

Vous êtes une personne polyvalente, autonome et organisée.

Horaires : 9H-12H30 / 13H30-17H Du lundi au Vendredi (35h)

Salaire : 2450€

Mission d’intérim sur du long terme 

Si cette offre d'emploi vous intéresse, POSTULER sans plus attendre !

Pour que votre candidature soit traitée au plus vite.

À propos de Force Interim

La société FORCE INTERIM accompagne des donneurs d’ordre de tout secteur et est spécialisée dans le domaine du travail temporaire et du recrutement en CDD/CDI.

L’équipe de l’agence d’Antibes sera ravie de vous accueillir du lundi au vendredi de 9h-12h et 14h-18h au 2721 Chemin Saint Claude, 06600 Antibes ou par téléphone au 04.93.93.02.02