Assistant administratif - h/f

Description de l'offre

Mission principale

Vous participerez en renfort durant une année à la coordination, la gestion administrative et financière de deux Départements scientifiques de l'ANRS MIE: le Département «Recherche Clinique» et le Département "Recherches en Santé Publique, sciences de l'homme et de la société".

 

Activités principales

·       Filtrer les appels, gérer et retransmettre les informations,

·       Gérer l'accueil physique,

·       Gérer le courrier (arrivée/départ), enregistrer le courrier de l’agence, rédiger des courriers, gérer des mails, archiver et classer,

·       Organiser et préparer les réunions (convocations, réservation de salles, mise en route de la visioconférence, diffusion de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la tenue de la réunion, créer et mettre à jour la feuille d’émargement, préparation et rangement des salles …),

·       Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels,

·       Envoi de mailings sur base Augure (mise à jour de la base de donnée),

·       Tenir l’agenda et anticiper la préparation des documents pour les réunions et déplacements.

 

Spécificité(s) et environnement du poste

Gestion financière de deux services :

·       Préparer les demandes budgétaires du service, participer à la clôture du budget sur SIFAC+,

·       Etablir à partir du logiciel Sifac+ des tableaux de suivi budgétaire,

·       Gérer l’ensemble des commandes (fournitures de bureau, honoraires, gratifications, déjeuners…) sur le logiciel de gestion,

·       Logistique des comités scientifiques sectoriels - CSS 14 et 13 et du CSS ReCH-MIE et suivi sur Apogée,

·       Participer au suivi administratif et financier des Comités Scientifiques Sectoriels,

·       Assurer la gestion des déplacements professionnels des agents et des membres du Comité Scientifique Sectoriel (inscriptions congrès, réservations/commandes transport et hôtel, ordres de mission, demandes de remboursement, certificats administratifs, attestations sur l’honneur…),

·       Elaborer et mettre à jour les tableaux de suivi financier des appels d’offres.

 

Activités transversales :

·       Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l’ensemble du personnel du Département,

·       Participer aux réunions de la vie de l’agence et des groupes de travail.

Profil recherché

Connaissances

·       Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée

·       Maîtrise des outils et des logiciels informatiques (Pack office) Suite Adobe (InDesign)

·       Maîtrise de l’anglais écrit et parlé

 

Savoir-faire et aptitudes

·       Organiser son travail, prioriser ses tâches et respecter des délais

·       Réactivité, disponibilité et anticipation

·       Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles

·       Capacité à gérer plusieurs dossiers et tâches

 

Expérience(s) souhaité(s)

·       Expérience souhaitée dans le domaine de la recherche

 

Niveau de diplôme et formation(s)

·       BAC+2 Assistanat de direction, gestion des entreprises et des administrations, assistant manager

 

Pour en savoir + :

•    Sur l'Inserm  [https://pro.inserm.fr/]
•    Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr
•    Sur l’engagement de l’Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle [https://pro.inserm.fr/rubriques/linstitut/parite-et-egalite-professionnelle/parite-et-egalite/parite-et-egalite-professionnelle-a-l-inserm]

À propos de INSERM

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

 

Structure : 

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes, créée le 1er janvier 2021, est une agence autonome de l’Inserm, ayant pour missions l’animation, l’évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…). 

Sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le Pr Yazdan Yazdanpanah, l’ANRS | Maladies infectieuses émergentes couvre tous les domaines de la recherche : recherche fondamentale, clinique, en santé publique et en sciences de l’homme et de la société, en mettant l’accent sur l’innovation et de renforcement de partenariats internationaux.