Assistant.e de département F/H

Description de l'offre

Assistant.e de département F/H

Job field : Administrative

Location : Bordeaux , Nouvelle Aquitaine , France

Contract type : Permanent

Contract duration : Full-time

Required degree : Vocational/Trade School

Required experience : More than 3 years

# D2024R12-164867-149272

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Job Description

En tant qu'assistant·e polyvalent·e, vos missions seront variées et évolutives, vous permettant de contribuer de manière significative au bon fonctionnement du site et à la gestion des équipes.

Vous serez rattaché.e au Responsable du Département soutien technique avec un périmètre étendu.

Vous travaillerez sur les axes suivants :

Gestion des commandes d'achat :

Création, suivi et réception des commandes (ARIBA ou SAP).

Traitement des litiges de réception, relance des prescripteur.euse.s si nécessaire.

Organisation et logistique interne :

Organisation d'événements internes pour différents services (séminaires, team building, etc.).

Organisation de petits-déjeuners et repas.

Mise à jour de documents divers (trombinoscope, organigramme, etc.).

Support administratif :

Gestion des agendas, filtrage des appels, rédaction et suivi des courriers.

Coordination de la circulation d'information : diffusion de communiqués internes, publication sur Insite, archivage.

Actions Qualité de Vie au Travail (QVT) :

Déclinaison des campagnes d'affichage.

Contribution à l'onboarding (préparation des welcome packs, livrets d'accueil, invitations aux sessions, etc.).

Gestion des espaces et outils collaboratifs :

Administration de l'outil de réservation des espaces, suivi du taux d'occupation.

Gestion du zoning implantations.

Suivi et traitement des Demandes d'Interventions (DT/DI)

Gestion des déplacements :

Réservation et suivi des missions via TRAVELCASH.

Gestion des demandes de visas.

Coordination et services généraux :

Participation aux initiatives et actions d'amélioration (IGP).

Gestion des fournitures pour les imprimantes (papier, toners).

Gestion des demandes d'interventions (DT/DI)

Réalisation de la communication locale sur les plateaux.

Job Requirements

• Expérience : Vous avez une expérience de 2 à 5 ans minimum dans un poste administratif, de gestion de projet ou similaire, idéalement dans un environnement dynamique et en développement.

• Compétences clés :

o Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

o Maîtrise des outils bureautiques (SAP, ARIBA, Microsoft Office).

o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression.

o Sens de la communication, autonomie et proactivité.

o Adaptabilité et polyvalence pour pouvoir gérer une large variété de tâches administratives et logistiques.

• Qualités personnelles : Sens du service, rigueur, esprit d'équipe, discrétion, capacité à anticiper les besoins.

• Formation : Bac+2 minimum (gestion, administration, ou domaine similaire).

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