Assistant(e) Services Généraux et administrative H/F

Description de l'offre

VAKOM recherche pour son client un(e) assistant(e) Services Généraux et Administrative sur Bordeaux pour accompagner le développement dans leurs activités d’assistance à maîtrise d’ouvrage et de bureau d’étude.

Le groupe compte une cinquantaine de collaborateurs et est composé d’une société holding avec 4 filiales gérées chacune par un directeur ou une directrice. Les services supports sont regroupés dans la société holding comme les services généraux, le secrétariat général, la comptabilité, les ressources humaines, la communication et la qualité.
Les différents métiers des filiales sont :
-        L’assistance à maîtrise d’ouvrage, de la conception jusqu’à la livraison,
-        La maîtrise d’œuvre d’exécution,
-        Le bureau d’étude technique fluide, thermique, acoustique et environnemental
-        L’architecture des bâtiments
Leur activité s’étend de l’immobilier hôtelier, tertiaire, résidences gérées, EHPAD, aux logements sociaux, logements libres, aménagement et lotissement. Avec rigueur et professionnalisme, ils assurent le management des projets des clients et peuvent intervenir de la programmation jusqu’à la livraison et la gestion du SAV.
Avantages :
* Tickets restaurants
* Mutuelle
* Intéressement



ACCUEIL & ADMINISTRATIF
o   Accueil physique
o   Standard Bordeaux
o   Gestion du courrier, si besoin dépôt/retrait à la Poste
o   Classement papier & serveur
o   Gestion des NDF du PDG sur Eurecia
o   Assistanat sur besoins ponctuels de la direction
SERVICES GENERAUX
o   Compilation des besoins du groupe
o   Mise à jour et suivi de la base de données des prestataires ;
o   Gestion des contrats : consultations, abonnements et résiliations par entité
o   Élaboration et mise à jour des différents tableaux de bord, dont (liste non exhaustive) :
 
§  Flotte véhicules et trottinettes, dont assurance
§  Parc de stationnement 
§  Parc téléphonie
§  Parc informatique
§  Flotte copieurs
§  Crèche d’entreprise
§  Contrats relatifs aux locaux : entretien, gaz, electricité, sécurité incendie, obsolescence matériel (extincteurs,) …
§  EPI (casques, chaussures chantier, parka,…)
§  Fournitures
§  Mobilier
§  Courrier Maileva
 
o   Gestion des protocoles sanitaires
o   Gestion des contraventions, dénonciations sur ANTAI 
o   Commandes de fournitures de bureau et entretien
o   Commande de matériel (informatique, Tel, EPI, etc.)
o   Mise en place des bureaux et matériel des nouveaux collaborateurs
o   Veille au maintien du bon entretien du site par les utilisateurs 
o   Gestion déménagement
Missions Administratives pour une des filiales du groupe :
o   Envoi/réception de courrier
o   Rédaction de courrier opérationnels
o   Relecture de documents
o   Classement et archivage
o   Suivi des agréments
o   Enregistrement des contrats clients
o   Suivi des situations entreprises
o   Rédaction offres de prix / contrats / avenants / OS /…
o   Suivi et enregistrement des contrats clients

Profil recherché

Diplômé d’un BAC +2 de type BTS Assistant de Manager ou Assistant de Direction, ou en gestion d'entreprise
Vous avez un minimum de 3 ans d’expérience avec idéalement une expérience dans une entreprise de BTP ou une petite entreprise d’architectes et /ou Maîtrise d’œuvre
 
Savoir -faire et savoir être recherché :
·      Maîtriser la bureautique, les outils informatiques
·      Savoir lire un contrat et gérer les délais (lanceur d’alerte)
·      Suivre des process
·      Méthodique, ponctuel
·      Calme et posé
·      Gestion des tensions
·      Facilitateur
·      Rigueur

Les avantages de ce poste :
Esprit startup
Locaux dans un hôtel particulier en plein cœur de Bordeaux avec jardin
Mutuelle d’entreprise prise en charge à 100% par employeur
Remboursement des titres de transport à 100%
Titres restaurant
Possibilité de télétravail (1 jour par semaine après la période d’essai)
Salaire : 35K brut annuel
Poste à pourvoir ASAP