Assistant de la Direction des Systèmes d'Information

Description de l'offre

La DSI de Vallée Sud Grand Paris a pour mission de piloter les projets numériques et digitaux et de gérer les ressources informatiques (matériels, logiciels et d’infrastructure) du Territoire dans une trajectoire de virtualisation et de rationalisation de celles-ci.

Les projets (Portail Usager Territorial, SIGB Commun aux médiathèques, Gestion administrative et pédagogique des Conservatoires, achèvement de la digitalisation complète de process internes, voirie et signalisation publique connectée, BIM du patrimoine de VSGP, etc.) s’inscrivent dans le plan VSGP 360 qui vise à faire de Vallée Sud Grand Paris un smart territoire en interconnectant au fur et à mesure l’ensemble des outils et services à disposition des agents et habitants.

MISSIONS

Organiser la vie professionnelle d'un dirigeant

• Établir une relation de confiance


• Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances


• Réaliser un suivi de son tableau de bord d'activité


• Gérer le budget en collaboration avec la DSI


• Lui rappeler des informations importantes et transmettre des messages laissés à son intention


• Organiser ses déplacements

Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies

• Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs


• Vérifier les pièces des dossiers


• Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

Assurer l'organisation de réunions

• Réserver des salles et des matériels adéquats


• Préparer les dossiers, les convocations


• Accueillir les participants


• Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu

Tenir le secrétariat de la direction

• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.


• Assurer le suivi du circuit des parapheurs


• Scanner, photocopier et faxer les documents


• Trier, classer et archiver des documents

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)

Superviser administrativement l'action des assistantes au sein de la direction

Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence

Assurer les accueils physique et téléphonique du service

Profil recherché

Formation : diplôme universitaire de niveau BAC + 2 de type « assistant manager »

Expérience reconnue en assistanat de direction avec une maîtrise de l’environnement des collectivités locales

Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l’administration de bases de données, des instances et processus de décision d’une collectivité

Connaissance d’un logiciel de gestion de budget

Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité

Excellente maîtrise de l’orthographe

Gestion des priorités

Autonome, organisé, impliqué, rigoureux et dynamique

Excellent relationnel

CONDITIONS LIÉES AU POSTE

• Environnement de travail favorable (salle de sport en accès libre, restauration sur site, prêt de véhicule pour les déplacements, place de parking…)


• Noël des enfants et soirée du personnel


• Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables


• Participation de la collectivité à la couverture mutuelle santé et prévoyance


• Poste éligible au télétravail (1j/semaine)


• Adhésion de la collectivité au CNAS


• Logement de Vallée Sud – Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille

CANDIDATURE

Tout candidat intéressé par ce poste est invité à adresser sa candidature (lettre de motivation obligatoire et curriculum vitae) via le bouton « postuler » en bas de page ou via le lien suivant : https://www.valleesud.fr/fr/toutes-les-offres-demploi

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l’égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud – Grand Paris s’engage contre toute forme de discrimination.

À propos de VSGP

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Assistant de la Direction des Systèmes d'Information

(Cadre d’emplois des ingénieurs)

CDD de remplacement