Assistant(e) Executif(ve) / Chief of Staff - Ressources humaines et Communication F/H

Description de l'offre

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Résumé du poste :

Dans un contexte d'exécution et de transformation opérationnelles complexes et multi-pays, ce poste est essentiel pour aider la directrice générale des ressources humaines et de la communication à gérer et à maximiser les performances de la fonction conformément à notre stratégie SCALE UP, en respectant les délais, les coûts et en fournissant le bon niveau de qualité requis.

Dimension du poste :

Le/la titulaire de ce poste apporte un soutien essentiel à la directrice générale des ressources humaines et de la communication en travaillant en étroite collaboration avec elle sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une communication et une coordination efficaces entre les équipes et avec les différents départements. Il/elle assure la liaison entre la direction et les autres membres de l'équipe, aide à définir les priorités et à piloter les projets importants, et veille à ce que le département « Ressources humaines et communication » fonctionne conformément aux attentes en matière de coûts (respect des budgets, trajectoire des ETP par rapport au plan stratégique). L'Assistant(e) Executif(ve) joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, la conduite des priorités organisationnelles et le soutien de l'efficacité globale de l'équipe de direction du département « Ressources humaines et communication ».

Responsabilités principales :

Soutien à la Direction

- En partenariat avec l'assistante personnelle, anticiper les besoins de la Directrice générale du département « Ressources humaines et Communication » : veiller à ce que le contenu de toutes les réunions soit préparé, que les communications soient rédigées, que les priorités soient hiérarchisées et gérées, et que les documents soient stockés et archivés.

- Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe, y compris la préparation des ordres du jour, les présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'information et tout autre soutien nécessaire.

- Veiller à ce que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats.

- En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes et des présentations stratégiques ou opérationnelles à l'intention de divers publics : anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners ; collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et du matériel de présentation.

- S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre de manière efficace et que toutes les parties prenantes sont informées des décisions et des actions en temps voulu.

- Fournir régulièrement des informations sur les moyens de clarifier la gouvernance et d'améliorer l'efficacité du département.

- Représenter la Directrice générale du département lors des réunions, le cas échéant.

Finances

- Assurer une ambition adéquate en fonction des investissements et contrôler l'exécution ainsi que les performances.

- Coordonner les calendriers de l'exercice du plan stratégique et de l'élaboration du budget du Département avec les RH et les finances.

- Coordonner le calendrier des budgets, des objectifs, des prévisions et du suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les subordonnés directs, les RH et les finances.

Communication

- Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication du Département en collaboration avec les dirigeants et d'autres parties prenantes clés telles que le HRBP mondial, les équipes chargées de la transformation et du changement, les équipes chargées de la communication, la direction locale et les ambassadeurs.

- Soutenir la Directrice générale du Département dans la communication avec les équipes à travers le monde par le biais de canaux multiples.

- Organiser les réunions hors site de la Direction (en collaboration avec les RH), les réunions publiques, les séminaires et les événements afin de garantir une approche de communication forte de la part de la Direction.

- Contribuer à améliorer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.

- Tenir à jour l'organigramme du département « Ressources humaines et communication ».

Ce rôle est flexible et peut évoluer pour couvrir un large éventail de sujets en fonction des besoins de l'organisation.

Profil recherché

Qualifications :

- Expérience réussie en gestion de programmes/projets. Bonne compréhension de la gestion du changement.

- Orientation vers la réalisation de projets, avec la capacité d'apprendre et d'adopter une amélioration continue des processus et de l'approche de la mise en œuvre.

- Expérience du travail à l'échelle internationale avec de multiples fonctions dans une organisation matricielle.

- Capacité à travailler à un rythme soutenu dans un environnement qui évolue rapidement.

- Compétences de communication très efficaces, avec la capacité de s'adapter aux cultures et aux contextes locaux.

- Niveau avancé d'analyse et de synthèse.

- Esprit de collaboration et capacité à s'adapter à plusieurs styles de leadership tout en garantissant l'impact.

- Capacité à travailler avec des équipes sans autorité hiérarchique grâce à de solides compétences en matière d'influence.

- Pragmatisme et capacité à opérer à un niveau stratégique global ainsi qu'avec une approche pratique et détaillée.

- Transparence et ouverture dans le style de travail, avec le courage de remettre en cause efficacement et de faire des observations difficiles pour contribuer au succès de l'unité opérationnelle.

- Esprit proactif, anticipation des besoins et des actions.

- Recherche de l'excellence.

- Profondes qualités d'écoute, d'humilité.

- Sens profond de la confidentialité.

- Anglais courant ou bilingue, le français est un atout sans être une obligation, les autres langues des partenaires d'AXA sont des atouts pour ce poste.

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