Assistant du directeur du groupe hospitalier pellegrin - h/f

Description de l'offre

Missions principales :

1/ Au titre du suivi des affaires générales du site :

- Dossiers transversaux confiés en gestion directe par le directeur de site, en coordination avec la chargée des affaires générales du site

      2/ Au titre des instances du site :

- Formation Spécialisée (préparation du calendrier, des convocations, ordre du jour, organisation des réunions…)

- Comité Consultatif Médical (préparation du calendrier, participation au copil et au bureau, rédaction du compte rendu)

- Comité de Liaison Alimentation et Nutrition (secrétariat du CLAN, préparation de l'ordre du jour, suivi des dossiers…)

- Association du Réseau CORENTAIN (organisation de l'AG, gestion des cotisations)

- Dossiers pièces jaunes : suivi des demandes de subventions

3/ Au titre du secrétariat de la direction de site :

 - Assurer l'accueil physique et téléphonique

- Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur du Groupe Hospitalier Pellegrin et du directeur adjoint chargé des Affaires Générales du Groupe Hospitalier Pellegrin

- Assurer la gestion et l'organisation quotidienne de l'agenda du directeur et du directeur adjoint

- Assurer la préparation et le suivi des dossiers du Directeur

- Relation avec les associations

- Coordination de la réponse aux demandes de travaux et d'équipements

- Gérer et suivre les congés de l'équipe de Direction de Pellegrin (enregistrement des demandes, demande validation, mise à jour des chronos, alimentation CET)

- Assurer la gestion des réservations des salles de la Direction et des véhicules

- Gestion des demandes d'évènements : réception des demandes, enregistrement, suivi et réponse

- Gérer les stocks et les commandes des fournitures

- Assurer la gestion et l'organisation des réunions/manifestations

- Organiser les déplacements

- Traiter les courriers et les mails

- Prise de note, frappe, réalisation de courriers et mise en forme de document (PPT)

- Assurer les missions de l'assistante de direction des soins en période de congés : traitement du courrier et des mails, élaboration des gardes administratives

- Organiser le classement et l'archivage

Profil recherché

Compétences techniques

Formation dans le domaine du secrétariat
Bonne expression orale et écrite
Connaissance géographique et organisationnelle du C.H.U. de Bordeaux
Connaissance de l'organisation du système de santé et hospitalier appréciée
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet

Compétences relationnelles

Disponibilité
Capacité d'observation et d'adaptation
Sens de l'écoute et de la communication
Diplomatie
Discrétion
Capacité à travailler en équipe

Compétences organisationnelles

Rigueur, méthode, sens de l'organisation et des priorités
Sens des responsabilités
Capacité d'anticipation et d'initiative

Expérience professionnelle

Expérience récente au sein du CHU de Bordeaux souhaitable.
Connaissance des réseaux internes au CHU.
Forte capacité d'adaptation et d'autonomie

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.